maanantai 10. lokakuuta 2016

Kansallinen palveluarkkitehtuuri tehostaa kansalaisten sähköistä asiointia


Kansalaisten yhteydenpito viranomaisiin muuttuu nopeaa tahtia, mikäli istuvan hallituksen visiot toteutuvat. Voimassa oleva julkisuuslainsäädäntö hyvine tiedonhallinnan vaatimuksineen ja pian voimaan tuleva asiakirjojen käsittelyä säätelevä arkistolaki taivutetaan laajentuvan sähköisen asioinnin tarpeisiin.

Kärkihanke vie eteenpäin digitalisaatiota

Osana julkishallinnon kansallisen palveluarkkitehtuurin (KaPa) rakentamista hallitus on edistänyt digitalisoidaan julkiset palvelut –kärkihanketta, jonka tavoitteena on käyttäjälähtöiset ja ensisijaisesti sähköiset palvelut ja palveluväylät. Julkishallinnon digitalisaatiossa kansalaiset ja yritykset tuodaan julkisten palveluiden kehityksen keskiöön. Digitalisaatiolla haetaan hallinnon tehostamisen kautta tuntuvia taloudellisia säästöjä.  Kansalaisten viranomaisasioinnissa siirrytään paperiasiakirjojen sijaan käyttämään ensisijaisesti sähköistä postilaatikkoa. Asiakirjat käsitellään tietoturvallisesti sähköisessä muodossa viranomaisasian käsittelyn eri vaiheissa. Sähköinen postilaatikko tarkoittaa käytännössä kansallisen palveluarkkitehtuurin KaPA-ohjelmassa rakennettavaa viestinvälityspalvelua julkisen hallinnon ja kansalaisten välillä. Heinäkuussa 2016 voimaan tullut laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista velvoittaa julkista sektoria käyttämään sähköisiä tukipalveluita yhteydenpidossa julkiseen organisaatioon. Myöhemmin käyttövelvollisuus ulottuu myös kansalaisiin sähköisen asioinnin muodossa.

Sähköinen asiointi on suurimmalle osalle kansalaisille tuttua esimerkiksi yksityisen sektorin pankki- ja vakuutuspalveluissa. Myös veroilmoitus- ja työvoimapalvelut on jo pitkälle sähköistetty, ja niissä sähköinen palvelu on jo pitkään ollut ensisijainen palveluväylä. 

Sähköisessä muodossa olevat viranomaisten asiakirjat ovat kaikkialla saatavissa ja löydettävissä. Viranomaisasioihin kohdistuva tiedonhaku ja tietopalvelu sekä omien asioiden hoitaminen sähköisessä tiedonvälityksessä 24/7 hoituvat tulevaisuudessa vaivattomasti ja paikasta riippumattomasti.

Asiointi perinteisellä tavalla on mahdollista jatkossakin

Kaikilla kansalaisilla ei ole mahdollisuutta tai kykyä asioida viranomaisten kanssa sähköisesti. Sähköisellä asioinnilla ei myöskään pystytä saavuttamaan kaikkia kansalaisia. Tulevaisuudessakin pitää turvata palveluiden ja viranomaisasioiden käsittelyn yhdenvertainen saavutettavuus ja käytettävyys, sillä sähköistä asiointia koskevassa laissa turvataan vaihtoehtoiset palvelumuodot niille, jotka eivät voi käyttää sähköisiä palveluita. Yksi keino sähköisen asioinnin tukemiseen ovat viranomaisten yhteispalvelupisteet.

tiistai 29. maaliskuuta 2016

Tutkimusta kotisohvalta – arkistolähteet siirtyvät Digiarkistoon

Asiakirjojen digitaalinen arkisto perustettiin jo yli kymmenen vuotta sitten. Digitaaliarkisto löytyy kätevästi arkistolaitoksen Internet-sivuilta (www.arkisto.fi). Digitaaliarkistosta voi hakusanalla etsiä digitalisoituja arkistoja sekä arkistosarjoja ja -yksiköitä.

Digiaineiston määrä kasvaa koko ajan

Yhteiskunnan digitalisaatio ja digitalisointi ovat tätä päivää. Tieto täytyy olla saatavilla nopeasti, läpinäkyvästi, avoimesti ja luotettavasti. Sipilän hallituksen ohjelma korostaa digitalisaation merkitystä tehokkuuden, tuottavuuden ja uuden työn luomisen näkökulmasta. Arkistolaitoksen suunnitelmissa on, että valtion viranomaisilta arkistolaitokseen siirtyviä alle 40 vuotta vanhoja asiakirjoja digitalisoitaisiin 5 - 10 hyllykilometriä vuodessa.

Osa aineistosta on käyttörajoitettua
Suurin osa digitaaliarkistossa olevasta asiakirja-aineistosta on julkista. Asiakirjojen salassapito perustuu aina lainsäädäntöön. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö edellyttää käyttötarkoituksen selvittämistä.  Sukututkimus on hyväksyttävä käyttötarkoitus julkisuuslain perusteella salassa pidettävien asiakirjatietojen käyttöön. Erityislainsäädännön perusteella salassa pidettäviä tietoja (mm. sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas-/potilasasiakirjoja) voidaan antaa vain tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten. Asiakirjallisen tiedon yleinen salassapitoaika on 25 vuotta. Yksityisyyden suojan piiriin kuuluvien asiakirjojen salassapitoaika on 50 vuotta henkilön kuolemasta tai 100 vuotta asiakirjan laatimisesta.

Osa digitoiduista aineistoista on lainsäädäntöön ja luovutuksen tehneen tahon kanssa solmittuihin sopimuksiin perustuen näyttö- ja käyttörajoitettuja (mm. luovutettujen alueiden seurakunnat, valtiorikosoikeuden ja valtiorikosylioikeuden aktit sekä Valpon henkilömapit).
Digiarkiston käyttörajoitettujen asiakirjojen tutkiminen edellyttää käyttölupaa, jota haetaan käyttölupahakemuksella asiakirjat säilyttävältä arkistolaitoksen yksiköltä. Käyttölupahakemukset ovat saatavissa arkistolaitoksen Internet-sivuilta. Käyttörajoitettuun aineistoon kuvatiedoston sijaan tulee ilmoitus: Aineisto on käyttörajoitettua ja on katsottavissa arkistolaitoksen sisäverkosta kirjautumalla. Pääsy edellyttää tunnusten ja käyttöluvan anomista. Näihin aineistoihin on pääsy arkistolaitoksen sisäverkosta kirjautumalla tutkijasaleissa. Näyttörajoitettuun aineiston osalta aineisto on katsottavissa arkistolaitoksen tutkijasaleissa ilman kirjautumista.
Tietopalvelu pysyy vähintäänkin nykyisellä tasolla
 
Tutkijat tulevat käyttämään tulevaisuudessa yhä enemmän sähköisiä aineistoja. Osa tutkijoista pystyy helposti löytämään aineistoja sähköisistä tietokannoista ja luetteloista ilman neuvontaakin. Mutta tämä ei poista sitä tosiseikkaa, että uusi teknologia ja asiakirjojen esitystapa vaativat ja edellyttävät myös jatkossa asiakkaiden ohjaamista ja opastamista sähköisten välineiden hallinnassa ja sähköisten palvelujen käytössä Kansallisarkiston ja sen maakunnallisten toimipisteiden tietopalveluissa.

Digitaaliaineistojen käyttö saattaa herättää tutkijoissa innostuksen tulla arkistojen tutkijasaleihin tutkimaan alkuperäisiä asiakirjoja. Vaikka asiakirjoja digitalisoidaan, niitä ei olla hävittämässä ainakaan lähitulevaisuudessa, sillä työ etenee hitaasti. Tietopalvelu kohdistuu paperiaineistoihin vielä ainakin vuotta pari vuosikymmentä.

perjantai 23. tammikuuta 2015

ARKIVFUNKTIONENS ROLL OCH UTMANINGAR I ÄRENDEHANTERING

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

INLEDNING.. 2












 


 

Arkivfunktionen har flera syften i offentliga organisationer och myndigheter. Med hjälp av handlingar (ovsett underlag/form) behandlas ärenden. Handlingar produceras i samband med behandling av myndighetshandlingar.Enligt arkivlagen skall arkivfunktionen skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och organisationers rätt att få uppgifter ur offentliga handlingar och att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörig sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs och att handlingarna betjänar forskningen som informationskällor. Arkivfunktionens krav skall beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning. Arkivbildaren skall bestämma hur planeringen av, ansvaret för och den praktiska skötseln av arkivfunktionen ordnas. ISO 15489-1 definierar ”för att säkerställa att dokumenten är autentiska bör organisationen införa och dokumentera riktlinjer och rutiner som styr hur dokument skapas, tas emot, skickas, hanteras och gallras, för att säkerställa att den som skapar ett dokument är behörig och identifierad och att dokumenten skyddas mot obehöriga tillägg, strykningar och ändringar samt obehörigt döljande eller användande.”

Arkivinformationen förmedlas via handlingar. Arkivinformationens funktioner är följande:

-          kommunicera

-          bevara och sprida kunskap

-          dokumentera transaktioner (bevis, verifiera rättigheter och skyldigheter)

-          styrning och kontroll

En förutsättning för att arkivinformationen ska kunna uppfylla sina funktioner är att den betraktas som tillförlitlig och att den tillerkänns en viss status och kapacitet. Det åligger arkivfunktionen att garantera detta.

Den här korta uppsatsen är inget vetenskapligt arbete, utan baserar sig på författarens egna erfarenheter av arkivarbete och dess utmaningar i framtiden. Den grundar sig även på ett axplock från den uppsjö arkivteoretisk litteratur som växer i högt tempo. Framstående forskning bedrivs på många håll numera. Speciellt australiensiska forskare har utvecklat Continuum Theory/Model som ett teoretiskt grundval för en modern hantering av handlingar. I denna uppsats har jag använt mig av Continuum Theory som redskap för att analysera arkivfunktionens roll.

Uppsatsen försöker ge svar på följande frågor:

1.      Vad har dagens arkivfunktion (dokumenthantering) för en roll i myndighetsorganisationer?

2.      Vilka slags utmaningar står arkivfunktionen inför?

Kontinuitet råder i modern ärendehantering och behandling av handlingar. Organisationernas handlingar ses som produkter av ärendeflöden och processer i en sammanhängande helhet. Ärenden behandlas och handlingar produceras i processer. Handlingarnas livscykel planeras i förväg med hjälp av en uppdaterad arkivbildningsplan som omfattar en organisations alla handlingar oavsett deras underlag eller behandlingsomgivning. Handlingarna ses ur en Continuum modellens synvinkel utan tydliga faser. So en teoretisk modell kan användas en Continuum modell utveckad av en australiensisk forskare Frank Upward. Den här modellen liknar de nordiska tankesätten kring hur handlingar har en livscykel.   

Arkivfunktions uppbyggnad grundar sig på arkivlagens 7 och 8 § som påbjuder om arkivfunktionens uppgifter och praktiska skötsel. Enligt lagen har arkivfunktionen till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material. Arkivbildaren skall bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem. Arkivbildningsplanen styr organisationens arkivering, registrering och gallring. Den har från första början också haft som uppgift att tjäna offentligheten av myndigheternas verksamhet. Detta accentueras genom den nya offentlighetslagstiftningen (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/1999). Lagen betonar god informationshantering vid fullföljandet av offentlighetsprincipen (18 §). En viktig del av den är en välskött dokumentförvaltning. En arkivbildningsplan är ett av de viktigaste instrumenten inom arkivfunktionen.

Arkivbildaren skall bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem. När förvaringstiderna för handlingarna bestäms skall beaktas vad som särskilt stadgas och bestäms om dem.

Arkivverket i sin tur bestämmer med stöd av arkivlagen vilka handlingar som skall förvaras varaktigt och arkiveras i enlighet med det arkivschema som en organisation har godkänt. Över arkiverat material för besträndigt bevarande måste man lägga upp en arkivförteckning.


Enligt arkivagens 6 § omfattar  ett arkiv de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet.  Med handling avses i arkivlagen en framställning i skrift eller bild eller en på elektronisk väg eller på annat sätt åstadkommen framställning som kan läsas, avlyssnas eller annars uppfattas med tekniska hjälpmedel.

Duranti (2007, 447) skriver med hänvisning till romersk lag:”The archives was a place of preservation under the jurisdiction of a public authority. The place, by providing the documents with trustworthiness, gave them the capacity of serving as evidence and continuing memory of action”. Arkiven har dubbel betydelse: bevisvärde (Evidence) och minne (Memory).

Kanske den mest viktigaste egenskap som ett arkiv måste ha är dess bevisvärde. Ett bevisvärde som kvarstår i alla format, på alla medier och under hela hanteringsprocessen/livstiden. En skarp skillnad records-archives (t.ex. Shellenberg 1975) har lett till problem i den elektroniska ärendehanteringen där en åtskillnad av handlingar på detta vis försvårar deras enhetliga hantering.

Med "arkiv" kan man avse olika saker:

1.      ett bestånd av handlingar, som genererats inom någon viss verksamhet - t.ex. ett företag, en myndighet, eller en organisation. Inom arkivvärlden brukar man säga att detta är den primära innebörden av arkivbegreppet (=fond).

2.      en lokal, i vilken arkivhandlingar förvaras.

3.      en myndighet eller institution som ansvarar för arkivverksamheten.

Arkivet formas utifrån en arkivbildare och dess verksamhet. Handlingar uppstår i en verksamhet. En arkivbildare är ett viktigt begrepp som ofta används inom arkivvärlden. En arkivbildare är någon form av verksamhet, som ger upphov till arkivhandlingar. Det viktiga är att arkivbildaren är någorlunda klart avgränsad från andra arkivbildare, och att de handlingar som arkivbildaren genererar bildar en mer eller mindre sammanhållen mängd. Arkivhandlingar är ordnade efter arkivbildare (inre och yttre proveniens).

Lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (5 § 4 mom.) har skapat ovetskap om huruvida alla myndighetens handlingar hör till arkivet. Om alla handlingar inte hör till arkivet, kan en del material således utelämnas från arkivbildningsplanen? Den ifrågavarande lagparagrafen omnämner handlingar som enligt arkivlagstiftningen skall överföras till arkivet. Arkivlagen säger däremot ingenting om överföringen av handlingar till arkivet. I arkivlagen stadgas att: "ett arkiv omfattar de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet" (6 §). Alla handlingar som uppstår hör således till arkivfunktionens och arkivbildningsplanens sfär. Sådana processer är t.ex. lagstiftningsprocessen, behandlingsprocesserna för olika ansökningar och tillstånd, tjänstetillsättningsprocesser, behandlingsprocessen av gallringsframställan, processer i anslutning till kontroll och övervakning osv.

Den mest spridda definitionen av begreppet ”record” återfinns i ISO 15489: “information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business”. Records kan beskrivas som en undergrupp av information med vissa specifika egenskaper. Enligt Reed är det förmågan att återspegla transaktioner som utmärker ett record i förhållande till andra typer av information och ger det dess karaktär av bevisvärde. ”Records consist of data/documents/information. They may consist of all these things simultaneously. Thus, a record may be a collective of data. It may be one document or a sequence of documents. It will definitely consist of information in some form”. Det bör kanske framhållas att “business” och transaktion här ska uppfattas i vid bemärkelse som någon form av verksamhet eller “händelse”. I egenskap av bevisvärde fyller records väsentliga syften för organisationer både vad gäller interna behov och externa krav som kan komma att ställas på ansvarsspårbarhet. Vidare har records en funktion att fylla som organisationens kollektiva”minne”. ”Records therefore have a dual role. They have to be able to act as evidence of actions and they have to be able to memoralize or stand as representation of action which can be recalled”. A record is something that represents proof of existence and that can be used to recreate or prove state of existence, regardless of medium or characteristics. A record is either created or received by an organization in pursuance of or compliance with legal obligations, or in the transaction of business. Records can be either tangible objects, such as paper documents like birth certificates, driver's licenses, and physical medical x-rays, or digital information, such as electronic office documents, data in application databases, web site content, and electronic mail (email). International Standard ISO 15489-1: 2001 (E). Information and documentation – Records management. Part 1: General.


Arkivbildningsplanen visar vilka serier av handlingar och övrig information av handlingskaraktär som uppkommer till följd av verksamheten och hur materialet registreras och arkiveras (förvaras).

Arkivbildningsplanen är även en gallrings- eller förvaringstidsplan. Den omfattar vilka handlingar som förvaras varaktigt och vilka som skall utgallras efter en viss tid. Informationen on förvaringstiderna är det ofta skäl att differentiera så, att det meddelas dels vilken förvaringstiden för en viss handling är vid arbetsplatsen och dels vilken den totala förvaringstiden är. Förvaringstidsplanen för de varaktigt förvarade handlingarna bekräftas av arkivverket. Klara och informativa arkivbildningsplaner som innehåller bl.a. argument för orsaken till att man föreslår varaktig förvaring för ett visst material, försnabbar beredningen av besluten om förvaringstider inom arkivverket.

Information om huruvida handlingarna är inkomna till eller uppgjorda inom organisationen (eller både och) är till hjälp då förvaringstiderna fastställs. Även uppgifter om eventuella författningar som dokumentets uppgörande/behandling baserar sig på, samt en uppskattning om materialets årliga tillväxt tjänar deras värdefastställande och kan vara betydelsefulla även för arkivbildarens egen informationsservice.

I många länder (t.ex. USA, England, Tyskland och Frankrike) gör man en skillnad mellan Records som syftar på en handling i aktivt skede och Archives, Archiv som hänvisar till en handling i passivt historiskt skede. Gör man en skarp skillnad, talar man om life cycle modellen men när man ser handlingar ur en annan synvinkel såsom i Norden då handlingsbegreppet täcker över hela livstiden av en handling oavsett om de är i aktivt eller passivt skede (Continuum).    Continuumbegreppets fokus är inte själva handlingen (the records), utan de aktiviteter som genererar och använder handlingar i en verksamhet.

 

 

 

 

 

 

 

 

Figur 1. Arkivbildningsplanerna  styr handlingarnas livscykel.

http://www.narc.fi/ams_swe/ruots1.jpg

 

Med hjälp av elektroniska ärendehanteringssystem kan man effektivera arkivbildningsplanens användningsmöjligheter och funktionsduglighet. Den e-arkivbildningsplanen är lätt att upprätthålla och distributionen är enklare än traditionella planer på papper eller på Excel. E-AMS kan användas bättre i förverkligandet av offentlighetsprincipen, informationstjänsten och -utbudet utåt samt handlingarnas datasekretess.

Då man slutgiltigt behandlat ärendet i ett ärendehanteringssystem (eller motsvarande) kan man överföra den slutgiltiga handlingen och vid behov även behandlingsprocessens centrala handlingar från systemet till ett särskilt elektroniskt arkiv.


Arkivbildningsplanen är dock ett sätt att utveckla arkivfunktionen. Målsättningen är att uträtta och upprätthålla en samling anvisningar/regler som styr produktion och behandling av organisationens arkivhandlingar. Det är viktigt, ur flera synvinklar, att man förverkligar en behändig utgallring.

Man måste konstatera att det är svårt att utveckla dokumentförvaltningen och arkivfunktionen åtskilt från utvecklingen av organisationens funktioner och verksamhetsprocesser. Handlingar uppstår då organisationen sköter sina uppgifter och stödfunktioner (personal, ekonomi, förvaltning).

Arkivfunktionens roll är också att bidra till att lösa organisationernas styrproblem och dubbelt arbete som ofta förekommer. Detta kan leda till att man kan åtgärda uppkomst- och behandlingsprocesser på djupare nivå.

Då man analyserar myndighetsverksamheter och funktioner för upprättandet/ uppdateringen av en arkivbildningsplan, är det möjligt att på basen av analysen effektivera/forma om ärendenas behandlingsprocesser, förenkla arbetsrutiner i anknytning till hanteringen av handlingar och utveckla handlingarnas former och användbarhet. Användbarheten har att göra med planeringen av handlingarnas innehåll så att antalet varaktigt förvarat material är så litet som mögligt och användbart som möjligt. I en elektronisk omgivning är planering av sökmöjligheter och förvaringsform (-former) under hela livscykeln en väsentlig del av säkrandet av handlingarnas användbarhet.


Enligt Sue McKemmish (2005, 15) styrs organisationerna med hjälp av dokument. Arkiv behövs samt handlingar uppbevaras (samlas, arkiveras) och tillhandahålls (levereras inom en organisation) för att myndigheterna skall kunna försörja enskildas, organisationers och det övriga samhällets behov (värde för allmänhetens insyn, rättsskipning, förvaltning och forskning). Arkivfunktionens uppgift är att försäkra handlingarnas användbarhet, integritet, autenticitet och bevarande (transaktionalitet, bevisvärde)/förvarande samt beakta dataskyddet av handlingar. Den tar även hand om informationstjänsten och beslutar om handlingarnas förvaringsvärde samt utgallrar och förstör onödiga handlingar efter och i enlighet med gallringsfristernas utgång. Arkivfunktionen måste stödja organisationens verksamhet och medborgarnas rätt till offentliga/personliga handlingar eller offentliga uppgifter lagrade i personregister/databaser (personuppgifter). Ur offentlighetslagstiftningen härleds medborgarnas rättigheter att ta del av allmänna myndighetshandlingar (med syfte på yttrandefrihet), vilket är en grundpelare i ett demokratiskt styrt land (offentlighetslagstiftning). Arkivbeståndet behövs även för att kunna tillfredsställa rättskipningen (i förvaltning och domstol) i samhället och forskningens behov av pålitliga data. God informationshantering och -förvaltning med mångsidiga sökmöjligheter (register, förteckningar, arkivbeskrivningar, osv.) garanterar och möjliggör kontroll och utvecklande av rättsstatssystemet.

Organisationer behöver dokument och handlingar för att överleva. Därför är det viktigt att hitta rätt dokument vid rätt tidpunkt vid rätt tillfälle så snabbt och effektivt som möjligt. Detta är en resursfråga men det ät även en fråga om effektivitet om dokument hittas snabbt och utan större svårigheter. Varför fungerar detta inte så bra i dagens läge trots elektronisk behandling och arkivering av ärendeflödet? Myndighetspersonal använder massor av tid till att söka fram information om och uppgifter ur handlingar. En del handlingar hittas aldrig, de är förlorade eller ”gömda, glömda” någonstans – därför krävs det större resurser att återskapa eller skriva om dem. Arkivfunktionen ses inte som en av de viktigaste funktioner som en organisation eller myndighet har, men när information söks, och inte kan hittas, konstaterar man värdet av att hitta uppgifter. Detta problem gäller såväl pappershandlingar som handlingar i elektroniska format/register.

Varje offentlig myndighet som kallas för arkivbildare i lagstiftningen måste ha en arkivförteckning och en arkivbildningsplan över sina handlingar som tillkommer som resultat av dess verksamhet eller som inkommer i samband med något ärende till arkivbildaren. I en arkivbildningsplan måste bestämmas över handlingarnas gallringsfrister (efter en specifik tid) och varaktigt bevarande av en myndighets handlingar/dokument. Varaktigt eller långtidssparade handlingar måste framgå ur en arkivförteckning som utgör en viktig del av en myndighets informationsförsörjning inåt och utåt.

I den moderna arkivbildningen talar man numera om processer och processbaserad arkivredovisning. Man reder ut de olika processer som en organisation förvaltar över och beskriver ärendeflödet och tillkomna/inkomna handlingar i dessa processer. Handlingar (såväl i pappersform och elektroniska) sammanbinds med ärenden i kontext. Metadata beskriver denna sammanbindning/kontext mellan ärendeflöde/process och uppkommen/inkommen handling.

Men hur ser arkiv- och dokumentförvaltningen ut ute på myndigheter i dag? Teknologins snabba utveckling har enligt Dingwall (2010, 139) skapat en enorm mängd dokument. Byråkratin behöver papper. Ett annat problem som berör arkivarieyrket är enligt honom en växande omstruktuering av offentliga myndigheter vilket försvårar att ha/få grepp om läget. I många organisationer har man övergått till att använda sig av elektronisk dokumenthantering (med hjälp av datasystem) med den huvudtanken att det skulle lösa alla problem med pappershögar/borttappade filer återfunna i olika datasystem men verkligheten ter sig dock annorlunda. Det finns enligt min mening alldeles för många enskilda/särskilda specialregister (dataregister) (som används t.ex. för personalärenden, fakturering eller undervisning, CRM) som köps in för att uträtta en uppgift. Helheten och integriteten går förlorade. Ingen har i dag en helhetsbild av alla organisationsprocesser eller hela arkivbildningsprocessen. I små organisationer förekommer det rätt ofta att diarieföringen försummas. Information och kunskap är värdefullt kapital i organisationer. Det är viktigt att de används effektivt så att hela organisationen har tillgång till all väsentlig information och att all information är tillgänglig för alla på ett systematiskt och lättsökt/lätthanterligt sätt.

Allt fler dokument behandlas och lagras numera som filer på elektroniska databärare eller som upptagningar i register, har det blivit mer och mer papper, oftast som kopior, även om man har eftersträvat en annan utveckling. Osorterade och oförtecknade/outgallrade handlingar (med kopior) står ofta spridda överallt i tjänstemannarum. Det är lite vacklande med datasekretessen gällande pappersbundna dokument i öppna/olåsta förvaringsskåp - sådant förekommer rätt ofta numera. En annan sak är att varaktigt eller beständigt bevarade myndighets- (allmänna) handlingar kommer in till centralarkiven/depåerna osorterade och outgallrade i en trög takt, inte enligt förutbestämda arkiveringsregler i en arkivbildningsplan. Således följer arkivbildningen inte den av ledningen styrda planeringen av arkivskötsel. Arkivfunktionen/arkivskötseln/-vården ses inte som en viktig uppgift inom organisationer/myndigheter även om the Records Continuum modellen relaterar till hela informationshanteringen som en kontinuerlig, dynamisk och pågående process utan några instinkta avbrott eller faser. Handlingarnas livscykel såsom vi tolkar begreppet i Norden (Continuum Recordkeeping is the managing of records from their creation during their whole existence, McKemmish 2001, 336/föreläsning) betyder att en handling blir en myndighetshandling (allmän handling) då den behandlas av/hos en myndighet, och atta den oavsett dess behandlingsskede lyder under arkiv- och offentlighetslagstiftning.

Numera förhåller det ofta så att ”Records Continuum”  inte gör sig gällande som planerat vid arkivering av allmänna handlingar i förväg utan de förstörs först långt därefter att de har passerat sitt aktiva eller passiva användningsskede. Ofta sker detta först vid flytt/strukturändringar. Detta, tycker jag, utgör det största problemet i den pappersbundna arkiveringen/arkivbildningen. När handlingar har trätt in i det passiva skedet och då de inte längre används aktivt, söker man ofta information/uppgift ur dem eller använder dem som underlag till en ny handling eller till ett nytt ärende. Då ligger de ”passivt väntande” i mappar, i skåp eller på bord. Man vet nog vilka handlingar som är nödvändiga (enligt bestämmelserna) att arkiveras för en längre tid eller varaktigt, men de handlingar som har en kortare bevaringstid lämnas ofta orörda så länge som det blir någon städning eller flyttning. Allt fler ärenden och handlingar behandlas elektroniskt i ärende- och dokumenthanteringssystem, men detta har lett till att antal kopior har ökat. En annan stor utmaning i dagens förvaltning och ärendeprocesser är att en del tillkomna eller insända handlingar i en och samma process är i pappersform och en del behandlas elektroniskt i ett ärendehanteringssystem. En integrering mellan pappersburna handlingar och handlingar i digitala datasystem saknas speciellt då det ingår handlingar på olika underlag i ett och samma ärende. T.ex. en ansökan kommer in till en myndighet på papper men beslutet i detta ärende fattas i ett elektroniskt system/register. Ett konkret exempel på detta är ett byggnadslov som omfattar handlingar på papper (en ansökan med bilagor: kartor/ritningar osv. som inte lätt kan skannas/digitaliseras in i ett ärendehanteringssystem, förvaras i en ärendeakt som (lösa papper) och ett beslut om detta som fattas i ett elektroniskt ärendehanteringssystem och förvaras i detta digitala system (tas ut på papper).

Arkivfunktionens uppgift är att skapa förutsättningar för att handlingarna skall kunna tjäna som informationskällor (god informationshantering) i handlingarnas alla livsskeden. Målsättningen för god informationshantering och gallring borde vara en rättsmätig och förstöring i rätt tid av visstidsbevarade handlingar vilket skulle medföra ekonomiska besparingar och ökad användbarhet av kvarstående långtidsbevarade handingar.

Tyngdpunkten i den senaste tidens diskussioner kring arkivteorin har varit gallring och elektroniska handlingar och speciellt temat om hur man upprättar och sedan bevarar elektroniska handlingar och tillvaratar deras autenticitet i framtiden då omgivningen blir allt mer elektronisk och datorstyrd. De senaste decenniernas teknologiska utveckling har i grunden påverkat informationshanteringens teori och praktik. Denna påverkan får effekter för de arkiv som skapas idag, men även för de gränssnitt som möjliggör hur vi tar del av information ur arkivinstitutionernas bevarade dokument.  Därför står arkiven och myndigheterna inför stora utmaningar.

Det har även skett en annan paradigmförändring i arkivteorin under de senaste decennierna då man har varit tvungen att övergå från statiska ”arkivfonder” som fysiska enheter till processer som skapar handlingar (verksamhets/processbaserad arkivredovisning). Frank Upwards Records Continuum-teorin och modellen understöder detta. Den teknologiska utvecklingen hat lett till att man har börjat koncentrera sig på arkivhandlingarnas inledningsskede (Ketelaar 2000, 325-328). Continuum-modellen har erbjudit den mest kompletta moderna teoriuppbyggnaden under de senaste tiderna (Gilliland-McKemmish 2004, 155). Proveniensprincipen ”dictates that records are to be understood with reference to their origin in activity” har befrämjat utvecklingen (Functional Requirements) av “Record-keeping Systems” genom att betona vikten av den befintliga och nödvändiga länken mellan transaktioner och handlingar (document).

Arkivhandlingar är produkter av dagligt förekommande verksamhet i en organisation. Med hjälp av dem uträttas olika funktioner och bärs information. De är produkter av uträttade aktioner och verksamheter. Daglig verksamhet och verksamheternas kontinuitet förutsätter handlingarnas tillgänglighet och användbarhet. Autenticitet och tillförlitlighet krävs även. Med hjälp av arkiv försöker man garantera effektivitet, riktighet och ansvarsfullhet i verksamheten. handlingarna dokumenterar verksamhetens processer (Evidence) Vilka slags handlingar bevaras i och för framtiden?

Av teorin kan man dra några slutsatser. Man kan se hur arkivbegreppet har expanderat och fått nya betydelser då det tagits in i diskussioner inom en rad olika teoretiska fält. Dessa diskussioner kring “arkivet” har dock endast med svårighet kunnat föra en dialog med den traditionella arkivvetenskapen. Genom den teknologiska och teoretiska utvecklingen ser vi idag hur arkivbegreppet har öppnats upp för att kunna användas bredare. Idén om arkivet som enbart en depå av skrivna dokument faller sönder, vilket skapar nya utmaningar såväl för vetenskapen som för kulturarvsinstitutioner. Då världen framöver blir allt mer digitaliserad, måste en allt större mängd handlingar produceras och bevaras i digital form och även konverteras (convert/conversion) till digital form. Sådana konverteringar förverkligas ofta för att spara kostnader och utrymme och för att förkorta bevaringstider. 

Den andra synpunkten tar fasta på det oändamålsenliga och svåra i att utveckla dokumentförvaltningen och arkivfunktionen åtskilt från utvecklingen av organisationens funktionsprocesser. Handlingar uppstår då organisationen sköter sina olika uppgifter och stödfunktioner. Om dessa funktioner innehåller dubbelt eller onödigt arbete är det sannolikt att det uppstår problem i anslutning till kvaliteten och användbarheten av de handlingar som uppstått. Arkivfunktionens (och dokumentförvaltningens) medel räcker inte enbart till att lösa dem utan det är nödvändigt att åtgärda uppkomst- och behandlingsprocesser på djupare nivå.

Då man analyserar myndigheterna uppgifter/uppdrag och funktioner för upprättandet eller uppdateringen av arkivbildningsplaner, är det möjligt att på basen av analysen forma ärendenas behandlingsprocesser, förenkla/försnabba arbetsrutiner i anknytning till hanteringen av handlingar och utveckla handlingsinformationens form och användbarhet samt sträva efter effektivitet. Informationens koncentration och användbarhet har att göra med planeringen av handlingarnas informationsinnehåll så, att den varaktigt förvarade informationen samlas till så få och så användbara handlingar som möjligt. I en datateknisk omgivning är planering av sökmöjligheter och förvaringsform (-former) under hela dess livscykel en väsentlig del av säkrandet av användbarheten.

Den tredje synpunkten i anslutning till utvecklandet är arkivbildningsplanens roll som dokumentation. Arkivbildningsplanen är ett utvecklingsmedel för dokumentförvaltningen, arkivfunktionen och funktionsprocesserna, och å andra sidan utgör den en informationsresurs där man kan dokumentera utvecklingsarbetet och med hjälp av vilken man kan ta till fortsatta utvecklingsåtgärder.

Det är viktigt att arkivbildningsplanen omfattar arkivbildarens alla handlingar eftersom den fungerar som anvisning för alla som deltar i behandlingen av handlingar. Arkivbildningsplanens omfattning och dess karaktär som utvecklingsmedel förutsätter att ett tillräckligt antal personer som känner till organisationens olika uppgifter medverkar vid dess upprättande och utvecklingsarbete.
 

Arkivfunktionen har en viktig styrande roll i en organisation. Dess roll måste beaktas ännu bättre i fortsättningen. Detta kräver först och främst planering, regler/stadgor/anvisningar och ledningens ledande och styrande roll. Viktiga synpunkter i utvecklande av arkivbildning:

·         Handlingarnas hela livslängd tas i beaktande vid planering av hur man förverkligar hanteringen av allmänna handlingar i olika processer/aktiviteter (t.ex. DIRKS som manual för införande av processbaserad arkivredovisning (preliminär undersökning, analys av verksamheten, informationsförvaltningens krav, kartläggning av nuvarande system, design av system, införande av systemet, utvärdering)

 

·         Handlingar hör till ett visst ärende och produceras i samband med detta ärende (handlingar och ärenden hör ihop, kontextbaserad

 

 

·         Elektroniska handlingar tillfogas metadata som beskriver dokument, men även sambandet mellan ärende och handling

 

·         Handlingarnas autenticitet, integritet, användbarhet och tillgänglighet garanteras av god informationshantering som förutsätter uppdaterad arkivredovisning, arkivbildningsplaner samt planering av arkivfunktion

 

·         Den autentiska, den sanna, kompletta och pålitliga informationen med ursprungligt och oförvanskat innehåll ut i samhället

 

·         Hanteringen av handlingar är produkter av processer i en sammanhängande helhet (Continuum Theory/Model)

 

·         Varje anställd hos en myndighet ansvarar för sina handlingar (inkl. gallring och sekretess)

 

·         Arkivfunktionen är en integrerad del av en organisations verksamhet

 

·         Handlingar utgallras och ordnas innan de överlåts till centralarkiv/depå

 

·         Handlingar kan användas till olika syften och ”historiska” handlingar kan behövas som aktuellt bevismaterial

 

·         Arkivarie med i planeringen och designen av nya datasystem som hanterar information (IT-strategi) Detta förekommer inte ofta.

 
KÄLLFÖRTECKNING

Arkivlag 23.9.1994/831 http://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1994/19940831 Hämtad 06.11.2014

 

Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet  21.5.1999/621


 

Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet 12.11.1999/1030  http://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1999/19991030 Hämtad 07.11.2014.


Arkivverkets rekommendation om principerna för upprättandet, bruket och upprätthållandet av en arkivbildningsplan. Arkivverket. 2000. http://www.narc.fi/ams_swe/ Hämtad 07.11.2014.


 


Dingwall, Glenn (2010):“Life Cycle and Continuum: A View of Recordkeeping Models from the Postwar Era” in Eastwood, Terry & MacNeil, Heather (eds.) (2010) Currents of Archival Thinking Santa Barbara, CA: Libraries Unlimited, s. 139-161.

Duranti, L (2007). Archives as a Place. Archives & Social Studies: A Journal of Interdisciplinary Research Vol. 1, no 0.

Gillialand, A. & McKemmish, S. (2004). Building an infrastructure for archival research, Archival Science, 4 (3-4), 149-197.

Lybeck, Jari et al (2006). Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen oppikirja. Arkistolaitoksen toimituksia 2. Arkistolaitos. Helsinki.

McKemmish, S. (2001). Placing records continuum theory and practice, Archival

science 1(4), 333-359.

McKemmish, Sue (2005): “Traces: Document, Records, Archive, Archives”, in McKemmish, M. Piggott, B. Reed & F. Upward (red.) Archives: Recordkeeping in Society, Wagga Wagga: Charles Sturt University, Centre for Information Studies, s. 1-20.

Reed, B. (2005), Reading the Records Continuum, Archives and Manuscripts, Vol. 33, No.1.

Upward, Frank (1996). Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial principles and properties. Melbourne: Monash University.

http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html

Hämtad: 2014-10-15.

Upward, Frank (1997). Structuring the Records Continuum, Part Two: Structuration Theory and Recordkeeping. Melbourne: Monash University.

http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp2.html

Hämtad: 2014-10-15.

 

International Standards Organization. (2001a). ISO 15489-1. Information and

documentation and records management part 1: General. Geneva:International Standards Organization.

International Standards Organization. (2001b). ISO 15489-2. Information and

documentation — records management — part 2: Guidelines. Geneva:International Standards Organization.