Suomen Arkistopäivät Jyväskylässä

Yleistä

Asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja tietotyön ammattilaiset kokoontuivat Jyväskylään 18.-19.5.2010. Valtakunnalliset kahdeksannet Arkistopäivät järjestettiin Jyväskylän maakunta-arkiston ja Maanmittauslaitoksen arkisto toimesta Jyväskylän Paviljongi-kongressikeskuksessa.
Arkistopäivät järjestetään joka neljäs vuosi, ja se on merkittävin Suomessa järjestettävä arkistoalan ammattilaisten tapahtuma. Ensimmäiset arkistopäivät järjestettiin täsmälleen päivälleen 32 vuotta sitten, 1978 Helsingissä.

Vuoden 2010 Arkistopäiville osallistui yli 320 asiakirjahallinnon ja arkistoalan ammattilaista valtionhallinnosta, kunnista ja yksityistä yrityksistä ja yhteisöistä.

17.5.2010

Tutustuminen Jyväskylän maakunta-arkistoon ja maanmittauslaitoksen arkistokeskukseen.


18.5.2010

Arkistopäivät avasivat Jyväskylän maakunta-arkiston johtaja Päivi Hirvonen ja Maanmittauslaitoksen arkistokeskuksen johtaja Marja Rantala. Avauksen jälkeen tervehdyksensä esittivät opetus- ja kulttuuriministeriön ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari, Maanmittauslaitoksen johtaja Jarmo Ratia ja Jyväskylän kaupungin hallituksen puheenjohtaja Veijo Koskinen. Teemaksi oli valittu muutos ja muutosjohtaminen arkistotoimessa ja asiakirjahallinnossa. Alkusanoissa todettiin, että ”kaikki on muutoksessa, vain muutos on pysyvää”. Muutos koskettaa nyt joka hallinnollista osa-aluetta, yhdistymiset, fuusiot, alueellistaminen, ulkoistaminen ja tuottavuus ovat tämän päivän sanoja. Muutoshankkeet, muutosjohtaminen ja muutokseen suhtautuminen, hallinnointi ja sopeutuminen ovat keskeisiä asioita, kun mietitään muutoksen kourissa olevan henkilökunnan jaksamista ja organisaatioiden johtamiskulttuurin sekä johtamisen haasteita.

Suuren asiantuntijatapahtuman suola ovat tietysti käytävä- ja ruokataukokeskustelut ja (epä)virallinen verkottuminen.

Muutos ja muutoksen hallinta

Arkistopäivien keynote –puhuja oli VTT Pekka Mattila, joka aloitti arkistopäivien varsinaisen ohjelman noin tunnin luennollaan ”Asiantuntija muutoksessa, asiantuntijatyö murroksessa – ilmiöt ja selviytymiskeinot”. Mattila nosti esille muutoksen asiantuntija- ja erityisesti tietotyössä ja johdatteli arkistoammattilaiset työelämän ja muutoksen hallinnan kysymyksiin. Luennoitsija oli kiitettävällä tavalla perehtynyt asiakirjahallinnon ongelmiin ja kipupisteisiin. Luento oli hyvin herättelevä ja sai hyvän vastaanoton yleisössä.

Mattilan mukaan muutoksen aikaansaamiseksi tulee tarttua organisaatiokulttuuriin. Organisaatiokulttuuri ja henki ovat ratkaisevassa asemassa kun henkilökuntaa sitoutetaan strategioihin, visioihin ja laatujärjestelmän mukaiseen ohjeistopatteristoon. ”Virallisen organisaation lisäksi työyhteisössä vallitsee aina epävirallinen organisaatio” ja ” kulttuuri syö strategian alkupalaksi”.

Muutoksen läpivienti on erityisen tärkeää ja haasteellista asiantuntijaorganisaatioissa, joissa työntekijät vaikuttavat itse omaan tehtäväkuvaan ja useiden työt ovat hyvinkin eriytyneitä ja kapea-alaisia. Hänen mukaansa tärkeimpiä selviytymiskeinoja tulevaisuudessa tulevat olemaan metataidot, eli uuden oppimisessa tarvittavat taidot sekä työyhteisötaidot kuten yhteistyökyvyn, sosiaaliset viestintätaidot, kuten toisten kuuntelun ja oma-aloitteisuuden oman työn ja organisaation kehittämisessä.

Muutos ja muutoksen hallinta asiakirjahallinnossa ja arkistoimessa hallitsi arkistopäivien esityksiä ja myös käytävä- ja kahvipuheita. Julkinen hallinto on muutostilassa, organisaatioita lakkautetaan, yhdistetään, fuusioidaan ja organisoidaan sisäisesti uudelleen. Hallinnon muutoksiin on kiinteä sidos tietohallinnon (ICT) vastuut ja ohjelmistoratkaisut ja niiden vaikutukset arkistoimen ja asiakirjahallinnon toimintoihin. Uudelleen organisoitumiseen liittyy viranomaistoiminnassa syntyneiden asiakirjojen asianmukainen käsittely, säilytys ja seulonta/hävittäminen kestävällä ja tietosuojan edellyttämällä tavalla. Arkistot on päätettävä, ja uudet aloitettava.Asiakirjahallinnon organisointi, ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta laahaavat usein perässä organisaatiomuutoksissa ja tietojärjestelmäratkaisuissa, kuitenkin nämä kysymykset koskevat mitä suurimmassa määrin asiakirjahallintoa ja arkistoja. Siksi yksi arkistopäivien keskeisistä sanomista oli, että kaikissa julkishallinnon muutostilanteissa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi, vastuu, ohjeet ja ratkaisut on määriteltävä ajoissa, kokonaisvaltaisesti ja tarkasti. Arkistolaitos ja muutokset Myös arkistolaitosta koskevat muutokset puhuttavat ammattilaisia. Tilaratkaisujen selvitysmies rakennusneuvos Erkki Aho on antanut tammikuun 2010 loppupuolella toimitilaraporttinsa selvittänyt opetusministerin toimeksiannosta. Raportin keskeinen kysymys oli, tarvitseeko arkistolaitos alueellisen keskusarkiston vähemmän käytetylle pysyvästi säilytettävälle arkistomateriaalille ja missä aikataulussa. Opetus- ja kulttuuriministeriö ei ole vielä päättänyt jatkotoimista, miten tilantarveraportin johtopäätöksiä aletaan toteuttamaan.

Erityisiä kysymyksiä

Arkistopäivien erityisinä teemoina olivat muutos asiakirjahallinnossa, sähköinen arkistointi, yhteiset tietojärjestelmät ja alan koulutuksen kehittäminen.Sähköisen Kansallisen terveysarkiston (KanTa), Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK), Valtion konserniohjauksen tietohallinnon ja arkistolaitoksen sähköisen tiedonhallinnan (Päivi Happonen) ja digitointiprojektien (Istvan Kecskemeti) esittelyt ovat ensimmäisen päivän ohjelmassa.

Suomessa otetaan vaiheittain käyttöön sähköinen resepti ja sähköinen potilastiedon arkisto. Sähköisiä reseptien kirjoittamisen jälkeen lääkäri voi suostumuksella tarkistaa niiden mukaisen kokonaislääkitys. Tällä ehkäistään lääkkeiden haitallisia yhteisvaikutuksia ja päällekkäisyyttä. Kun sähköinen potilastiedon arkisto on otettu käyttöön, terveydenhuollon ammattihenkilö saa suostumuksella tiedon aiemmin saamastasi hoidosta. Ensimmäisen sähköisen reseptin jälkeen tai kun potilastieto on arkistoitu sähköisesti, niitä voi katsella paikasta ja ajasta riippumatta Internetissä.

KDK-hankkeessa on tarkoitus parantaa kirjastojen, arkistojen ja museoiden sähköisten aineistojen saatavuutta ja pitkäaikaissäilytystä.

Iltatilaisuudessa 18.5.2010 Jyväskylän paviljongissa saatiin nauttia pöydän antimista, musiikista ja
järjestyksessä neljännen Väinö Voionmaa -palkinnon jakamisesta. Voionmaa-palkinto annettiin parhaasta vuosina 2006−2009 julkaistusta paikallishistoriallisesta tutkimuksesta. Palkinnon sai filosofian maisteri Anu Talkan toimittama teos "Pitäjä ison kiven takana - Lemin historia". Kunniamaininnan sai filosofian maisteri Heikki Junnila teoksesta "Ruutimakasiinista Lakeuden Ristiin. Seinäjoen seurakunnan historia 1863−2004".

Ruokapöytäkeskustelut sivusivat päivän luentoja, muutosta, arkistojen päättämistä uudelleenorganisointitilanteissa ja seulontaohjeita.

19.5.2010

Toisen päivän aamupäivän ajan arkistoammattilaiset pohtivat kolmessa ryhmässä julkishallinnon muutosten vaikutusta asiakirjahallintoon, yhteisten järjestelmien ja palvelujen vaikutuksia sekä arkistoalan koulutustarpeita. Iltapäivällä kolmen ryhmän tulokset esitettiin puheenjohtajien toimesta. Arkistoneuvos Eljas Orrman Kansallisarkistosta piti esityksen arkistotoimen kolmesta vuosikymmenestä. Esitys oli kattava historiallinen paluu vuoden 1983 arkistolain syntymiseen, kolmeen ensimmäiseen arkistopäivään ja arkistotoimen/terminologian kehittymiseen sodan jälkeisinä aikoina. Lopuksi arkistolaitoksen pääjohtaja esitti teesit 2010 luvulle sekä paljasti seuraavien arkistopäivien järjestäjä ja -vastuutahon. Vuoden 2014 Arkistopäivät pidetään Vaasassa Vaasan maakunta-arkiston järjestämänä. Vaasan maakunta-arkiston johtaja Arja Rantanen esitteli Vaasaa ja Vaasan maakunta-arkistoa sekä toivotti kaikki tervetulleiksi seuraaville arkistopäiville "energiseen Vaasaan".

Lopuksi

Seminaariohjelma oli laaja ja kattava. Parasta ovat kuitenkin seminaariohjelman tauoilla ja vapaammissa tilanteissa käydyt keskustelut. Se voimaannuttaa ja saa aikaan uutta henkeä asioiden tiimoilta, joiden parissa tuntee olevansa usein aika yksin ja voimaton.

Dokumentstyrning i organisationsprocesser

Processer, mätning och styrning i organisationer


Ljungberg/Larsson definierar en huvudprocess som ”ett repetitivt använt nätverk av i ordning länkade aktiviteter som använder information och resurser för att transformera ”objekt in” till ”objekt ut”, från identifiering till tillfredsställelse av kundens behov”. Vidare kan man nämna Rentzhogs definition: ” en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde skapar värde för en kund. I bägge definitionerna står aktivitet/funktion/verksamhet, värde/resultat och kund i fokus. Personalen/människorna behövs för att få till stånd resultat ur verksamheten (Ljungberg&Larsson 2001, 194-198).

Kartläggning och beskrivning av processer är en del av kvalitetsarbetet i organisationer. Ordet kvalitet betyder de egenskaper som en kund förväntar sig av en produkt/en tjänst. Med kvalitetsarbete menas planering av verksamhet och målsättning i en organisation. Genom detta eftersträvs pågående utveckling. Som mål är att hitta bra verksamhetsformer/praxis och att förbättra kunskaps- och erfarenhetsöverföring i en organisation. Med kvalitetsstyrning menas de åtgärder som en organisation utför för att garantera att produkterna/tjänsterna tillfredsställer kundernas kvalitetskrav och att de uppfyller lagar, regler och normer. För kvalitetsstyrning kan man ansöka om/genomföra certifiering (Föreläsningar).

Tom Sahlén i sin artikel ”Kaos eller struktur – om modern dokumenthantering”, 2005, 29-30, (i Dokumentstyrning i processorienterade organisationer) definierar en (huvud)process som en serie aktiviteter i verksamheter som förädlar produkt eller tjänst (INPUT) till en extern tjänst (OUTPUT). Processen har en tydlig början och noggrant bestämt slut. Man måste bestämma vilka är insatserna som krävs i processen, vad den producerar, hur den producerar och vilka som är resultat av processen. Alla processer har en kund/kunder. Kunden tar emot processens output. En av processens egenskaper är att den upprepas flera gånger. Processer förverkligar verksamhetens affärsidé och de är avgörande och betydelsefulla för hela verksamheten (Ljungberg&Larsson 2001, 82-83). En process framskrider stegvis, ett steg följs av ett följande. En process beskrivs grafiskt med hjälp av olika processkartor och processkartläggning. Processkartorna bidrar till att man bättre kan förstå olika funktioners/aktiviteters sammanhängande och ordning i processkedjan. En process har en ägare som har ansvaret för processens verksamhet, resultat och utveckling.

Process kan spjälkas upp i delprocesser och aktiviteter. En process/verksamhetsområde är en serie organisationsuppgifter/aktiviteter med vilkas hjälp ett visst resultat/mål/värde uppnås. En aktivitet/en uppgift kan delas in i olika behandlingsskeden. Dessa aktiviteter är ofta praktiska åtgärder utförda av individ eller grupp/team i en organisation.

När man beskriver en organisation eller ett företag utifrån dess processer, framträder vikten av att identifiera tre olika typer av processer: kund- (kärn-/operativa) processer, stöd(stödjande) processer och ledningsprocesser/ledning (Ljungberg&Larsson 2001, 184-187; Sahlén 2005, 30).

Kund- (kärn-/de operativa) processerna är en kombination av processer/delprocesser som är viktiga ur kundernas synvinkel. En kundprocess är dock inte samma sak som en funktion/aktivitet. En process tillfredsställer ett behov medan funktionernas syfte till stor del är att vårda en speciell kompetens som sedan används i en eller flera processer. De flesta kundprocesser kräver flera sorters kompetenser vilket leder till att de oftast är tvärfunktionella (Ljungberg&Larsson 2001, 83).

Stöd- (stödjande) processer behövs för att kundprocesserna ska fungera så bra som möjligt, men de är inte på samma sätt så kritiska för organisationens framgång som kundprocesserna. Stödprocesserna är verksamheter i administrativa och tekniska funktioner. Stödprocesser är t.ex. ekonomi, personal, IT, lokaler, dokumenthantering och administration. Ledningsprocesser däremot finns till för att styra och koordinera kund/kärn- och stödprocesserna. Ledningsprocesser/ledning är t.ex. målstyrning, kvalitetsutveckling, planering och uppföljning. Dessa delprocesser finns till att för att främja de värdeskapande kundprocesserna, men hanteras normalt som särskilda processtyper.

Processerna måste beskrivas som en vertikal skiktning. Processer oavsett om de är lednings-, kärn- eller stödprocesser behöver brytas ned i delprocesser för att bli hanterbara – eller sammanföras till huvudprocesser. En sammanfattning av ett antal processer kan sammanföras i ett verksamhetsområde. Varje process består av ett antal aktiviteter. Organisationens uppdrag kopplas till dess huvudsakliga verksamhetsområden - de områden där organisationens arbetsprocesser äger rum (Sahlén 2005, 31). Det som utmärker aktiviteten är att den har ett begränsat syfte, att man handlägger en bestämd arbetsuppgift, att man för lösandet av uppgiften använder sig av en viss typ av information och att där normalt finns ett personligt ansvar (Sahlén 2005, 31). En aktivitet består av en eller flera händelser eller transaktioner och dokument uppstår i den mån dessa behöver verifieras (Sahlén 2005, 33-34).

ISO 9001-2008 -standarden kräver att alla organisationsprocesser kartläggs och prövas för effektivitet. ISO-standarder kräver också att de uppstådda handlingarna/handlingsslagen identifieras i processerna. Detta är en viktig del av kvalitetsarbetet. Standarderna hävdar och ställer krav på fortlöpande förbättringar, fokusen ställs på själva processerna, inte så mycket på produkter/tjänster. Kundorienteringen är en viktig part i kvalitetstänkandet. Allt revideras och certifieras samt dokumenteras.

Processutveckling syftar till att förbättra funktionerna/aktiviteterna, höja upp kvaliteten eller servicenivån, bemästra problemsituationerna eller få till stånd lägre kostnader. I praktiken kan detta åstadkommas genom att centralisera, begränsa/få bukt på parallella/överlappande arbetsuppgifter utförda av flera personer, eller att snabba på genomflödet i ärendehanterings-/produkt-/tjänsteproduktion.

Utvecklande av processer sammanbinds alltid med organisationens allmänna verksamhetsplanering och -utveckling. På dess grund ligger samma visioner, strategier och verksamhetsprinciper som styr organisationens funktion, aktiviteter och verksamhet. Ledningen bör ge tydliga uppdragsgivningar och målsättningar för utvecklandet av processerna och reservera tillräckliga resurser för introduktionsfasen. Förändring sker ständigt, och även mätningen borde ske kontinuerligt.
Kartläggning och beskrivning av processer


Syftet med en processbeskrivning är att redovisa hur organisationens tjänster till kunderna växer fram eller hur de produceras, vilka funktioner och människor som engageras, hur organisationens resurser fås att samverka, hur organisationen hanterar sina målsättningar och hur informationen på alla plan hanteras (Sahlén 2005, 41).

I processer används information och resurser för att tillfredsställa ett kundbehov. Resurs definieras som en tillgång som behövs för att genomgå en process. Organisationsresurser är arbetskraft, tid, pengar, lokaler, naturtillgångar, råvaror, energi och kunskap. Kundprocesser och verksamhetsområden/aktiviteter är beroende av välfungerande stöd i fråga om bl.a. lokaler och utrustning, informations- och kommunikationssystem, bibliotek, information, studievägledning, personal, ekonomihantering. Stödprocessernas övergripande mål är att bidra till alla verksamhetsområdens och aktiviteters måluppfyllelse. Alla processer kan beskrivas som en samling av aktiviteter.

Syftet med en processanalys är att kartlägga, beskriva och ta tillvara de existerande processerna i en organisation. Det övergripande målet med processbeskrivning och kartläggning i en organisation är att göra den mer effektiv, mer ekonomisk och mer produktiv i sin verksamhet. Processutveckling syftar till att förbättra och utveckla processer för att uppnå strategiska och operativa mål och tillgodose/tillfredsställa kundbehov. Utvecklingsarbetet innebär omskapande av processer (BPR).


Dokumenthantering i organisationsprocesser


Dokument uppstår i processer. Dokumentation behövs för olika skäl och är beroende av organisationernas karaktär. Organisationens uppdrag bestämmer även hur strikta reglerna för dokumentation är och vilka slags dokument som måste tillhandahållas.

Varje organisation måste utforma ett dokumenthanteringssystem som stöder verksamhetsprocesserna och som svarar upp mot de fastställda dokumentationskraven för varje process (Sahlén 2005, 26). Oftast processbeskrivningar framställs först och sedan identifierar man de handlingar som är förknippade med/hänförs till processer/verksamheter/aktiviteter.

Arkivlagstiftningen reglerar att dokument-/arkivbildningsplanen måste upprättas. Dokumentplanens/arkivbildningsplanens betydelse ligger i att den är ett samlat och speciellt dokument upprättat för redovisning av organisationens handlingar. Med handlingar förstås vi inte enbart textdokument av olika slag utan all den information som har inkommit till eller upprättats av organisationen och hanteras inom någon av organisationens processer samt blivit fäst på ett analogt eller digitalt medium, t.ex. databärare, register, potentiella handlingar, skärmbilder (Sahlén 2005, 36). Handlingarna knyts till en viss process vilket säkras i systemdokumentationen och i dokumentmetadata som beskriver sammanhanget (aktiviteten), strukturen och innehållet (Sahlén 2005, 36).

Dokumenthanteringens/-förvaltningens uppgift är att definiera vad för handlingar/handlingsslag de olika processerna skulle producera och vilken information handlingarna/handlingsslagen skulle innehålla. För att kunna identifiera och definiera i de processerna uppstådda handlingsslagen måste processerna kartläggas och beskrivas (beskrivning och kartläggning av organisationsaktiviteter).

Arkivbildnings-/dokumentplanens uppgift är sedan att styra arkivfunktionen och handlingarnas livscykel och arkivering av de handlingar/handlingsslag som har uppstått i/hänförs till olika processer.

Arkivering och hantering av dokument på papper övergår mer och mer till elektronisk dokumenthantering. Fortfarande finns det nog särskilda statliga bestämmelser över de handlingsslag som måste bevaras/arkiveras i pappersform eller på mikrofilm för en längre tidsperiod (50 år/ständigt bevarande).

Flera organisationer har övergått eller håller på att övergår i elektronisk dokumenthantering med speciella datasystem. ISO-15489-1 (Dokumenthantering Del 1-allmänt) ställer krav på organisationernas dokumenthantering och finns till för att utgöra en helhetslösning för organisationens dokumenthantering gällande både analoga och digitala dokument oavsett format eller media. Införande av dokumenthanteringssystem enligt ISO 15489 krävs att organisationens verksamhet utreds och analyseras, att dokumentationskrav och -strategier identifieras och först och främst att dokumenthanteringssystem uppfyller de krav/metoder som standarden ställer upp (Sahlén 2005, 26-27). Allt detta med standardstyrd dokumenthantering är kvalitetsarbete i hög grad.

Flera processer är tunga och tidskrävande samt fordrar mycket arbetskraft (utförare) och är fördelad mellan (för) många personer i organisationen. Den här anställningsprocessen kunde även ärendehandläggas elektroniskt. Processförbättring kan ske med hjälp av ett ärendehanteringssystem som registrerar/fördelar handlingar till vederbörande handläggare/beslutsfattare (gemensamt/samma information, innehåll samtidigt) (med begränsningar/användarrättigheter) Det finns planer på att ta i bruk ett elektroniskt ärendehandläggningssystem (programvara) för vilket krävs en arkivbildningsplan/dokumentplan för elektroniska handlingar. Utmaningen med denna process/reengineering, såväl med andra processer, är att övervinna motståndet (attityder hos olika personalgrupper), hitta tillräckliga resurser (tid, personal, utrustning/anläggning), förankra i ledningen samt öka kompetensen/ändra sätt att arbeta. Mätning av denna process i form av processparametrar fokuseras på personalkostnader och tid. Informationen och handlingarna kunde införas in i och framställas/hanteras/lagras/arkiveras lättare/mer effektivt i ett elektroniskt system som bemöter arkivmyndigheternas krav i form av metadata. Ett annat alternativ för att effektivera rekryteringsprocessen är att införa elektronisk ansökan i vilken kunden (sökande) själv utför en del av arbetet genom att själv fylla i en elektronisk ansökan som sedan automatiskt upprättar sökandeförteckningarna med meriter/personuppgifter i.



Litteraturlista


ISO 9001: 2008. Standard for Quality Management Systems.

SS/SFS-ISO 15489: 2001. Dokumenthantering.

SS/SFS-ISO 23081: 2006. Metadata för dokumentation.

Ljungberg, Anders & Larsson, Everth (2001): Processbaserad verksamhetsutveckling. Studentlitteratur AB: Lund.

Sundqvist, Anneli (red)(2005): Dokumentstyrning i processorienterade organisationer. Dokument & Arkiv NR 3. Stockholm

Töitä vai eläkkeitä?

Omakohtaisesti kokeneena silppu- ja pätkätyö- sekä työttömyysaikoja haluan tuoda muutaman seikan yhteiskuntakeskusteluun. Nyt keskustellaan pääasiassa kansanedustajien toilailuista ja puhemieskurista, mutta myös eläkeiän nostamistavoitteista. Työvoimapulakeskustelu on jäänyt taka-alalle massatyöttömyyden aikana.

Suomessa on mietittävä, mitä halutaan. Halutaanko sitä, että meillä on jatkuva yli 10 prosentin työttömyys ja unohdetaan työttömät oman onnensa nojaan sillä ajatuksella, että jokainen on oman onnensa seppä. Unohdetaanko hyvinvointiyhteiskunta ja -valtio sanomalla, että työtön on itse vastuussa työttömyydestään, koska ei omaa oikeaa koulutusta, työkokemusta, suhteita, kyynärpäätaktiikkaa tai muita avuja?

Töitä ei ole tarjolla, eikä niitä tule syntymäänkään kaikille, jos ei jotain radikaalia tapahdu. Jokaiseen avoinna olevaan työpaikkaan on kymmeniä, jopa satoja hakijoita. Avoinna olevaan tehtävään valitaan usein jo samassa organisaatiossa oleva tai toisessa työpaikassa työskentelevä työnhakija. "Avoinna" -ilmoitus on aika usein pelkkää "kosmetiikkaa".

Yhteiskunnallista keskustelua käydään unohtaen se seikka, että työttömyys ja syrjäytyminen lisääntyvät koko ajan, erityisesti nuoret ovat ahtaalla, ja moni mittailee katuja ilman koulutusta tai otetta elämään ja arkeen. Aletaanko jakaa olemassa olevia töitä ja palkkoja niin, että suurempi osuus työikäisistä voisi olla palkansaajia? Ylisuuria palkkoja ja etuuksia voi aivan hyvin leikata. Mm. valtiovarainministeriön johtajienkin palkoista ja eduista voisi jäädä yli kolmannes jonkun työttömän maisterin palkkaan. Yksi vaihtoehto on, että löydämme uutta suurimittaista tuotantoa, jota jotkin tahot haluavat ostaa. Koulutuspolitiikka on yksi asia, emme voi kouluttaa jatkuvasti ihmisiä suoraan kortistoon ja aloille, joilla ei ole töitä, ei edes näköpiirissä olevassa tulevaisuudessa.

Lähiesimies tärkein lenkki henkilöstöhallinnossa

Elämme suurta murrosta, organisaatioita muutetaan, lakkautetaan ja yhdistellään. Muutos, keskittäminen, isommat tehokkaammat yksiköt sekä ulkoistaminen ovat päivän trendejä. Organisaatioita on määrällisesti ja laadullisesti katsottuna liikaa. Erityisesti tuki- ja ylläpitotehtävissä, kuten hallinnossa on liikaa henkilöstöä. Mikään organisaatio tai yksittäinen työtehtävä ei ole enää tämän globaalin laman ja työnjaon uudelleenorganisoitumisen jälkeen varmalla pohjalla.

Hyvä johtaminen ja sen osana esimiestyö hakee uomiaan erityisesti julkisen sektorin organisaatioissa. Monissa organisaatioissa esimiestoiminta on pahasti hukassa tai sitä ei ole lainkaan. Johdon ammattitaito on kuitenkin se, mihin organisaatio kaatuu ja jolle se rakentaa menestyksellistä toimintaansa.

Johtaminen on toimintaa, jonka avulla ihmisten ja erilaisten ihmisryhmien työtä ja voimavaroja (osaaminen, aika ja raha) pystytään kohdistamaan ja käyttämään tehokkaasti hyväksi halutun tavoitteen saavuttamiseksi. Johtaminen on sidoksissa ympäristöönsä ja organisaation rakenteeseen ja perustehtävään. Jokaisella organisaatiolla on tavoite ja perustehtävä, jotka pitää kirkastaa jokaisen työntekijän ajatuksiin, toimintatapoihin ja sitoutumiseen.

Organisaatio toimii hyvän ja ihmisten johtamisen kautta, tarvitaan ihmisten jaksamista ja palkitsemista. Tätä kautta organisaatioprosessit ja tavoitteet ovat tuloksellisempia, ja asiat hoituvat.

Organisaatioissa tapahtuva ihmisten johtaminen tarkoittaa henkisten ja fyysisten voimavarjojen johtamista siten, että johdettavat pystyvät sitoutumaan ja näkemään yhteiset tavoitteet ominaan ja toimimaan yhdessä organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.

Esimiestyö tarkoittaa sitä, mitä tehdään, mitä tavoitellaan, millä resursseilla ja missä ajassa. Johdon ja esimiesten tulisi kertoa tarkoin jo perehdyttämisvaiheessa alaisilleen, mitä heiltä odotetaan, mitkä ovat resurssit ja toiminnalliset ja tulokselliset tavoitteet. Alaisten tuli myös tietää, miten tuloksia ja tavoitteita seurataan ja miten palaute annetaan. Alaisten on tiedettävä, mikä merkitys omalla työpanoksella on organisaatioprosessin toimivuuteen, tehokkuuteen ja tulokseen. Palaute työstä ja esimiehen kiinnostus alaisiinsa ovat erityisen tärkeitä moderneissa organisaatioissa. Jokaiselle työntekijälle lähiesimies edustaa johtoa.

Organisaatioissa tapahtuu ihmisten johtamisen ohella asiajohtamista, mikä tarkoittaa hallinnollista johtamista. Asiajohtamisen tavoitteena on saada koko henkilöstö alaisesta johtajistoon sekä heidän käyttämänsä työvälineet ja materiaalit organisoiduksi niin, että organisaation perustehtävä toteutuu ja asiat hoidetaan tavoitteellisesti.

Ellei organisaatiolla ole selkeää toimintasuuntaa tai näkemystä omasta toiminnastaan eikä ihmisiä johdeta lainkaan tai osata johtaa oikein, organisaation toiminnalla ei ole jatkuvuutta eikä menestysmahdollisuutta, eikä menestyksen oikeutustakaan. Myös itse johtamisen tulee olla tavoitteellista toimintaa. Muutosta täytyy osata hallita. Muutosjohtaminen on johdon tehtävä.

Tehokkuuden rinnalla tarvitaan aina suuntaa, visiota, strategiaa ja johdon näkemystä organisaation toiminnasta ja tulevaisuudesta, jota kohden organisaatio toiminnallaan pyrkii.

Sähköiset asiakirjat valtaavat alaa julkisella sektorilla

Nopeissa organisaatiomuutoksissa on huomioitava asiakirjahallinto ja arkistointi


Asiakirja on yhä useammin pelkkä merkkijono sähköisessä tietojärjestelmässä. Viranomaistiedot, saapuneet laaditut asiakirjat kulkevat sähköisessä järjestelmässä, tai dokumentti kirjoitetaan ja tallennetaan tiedostomuodossa jollekin tietovälineelle, kuten tietokoneen kovalevylle, usb-muistitikulle tai cd:lle. Dokumentista tulostetaan mahdollisesti jossain elinkaaren vaiheessa paperiversio johonkin käyttötarkoitukseen. Lähestulkoon aina näin ei tapahdu, vaikka asiakirja olisi määrätty säilytettäväksi viranomaisen arkistossa, vaan se jää pelkästään tiedostomuotoisena sähköiselle tietovälineelle.

Julkisissa organisaatioissa on käytössä sähköisiä tietojärjestelmiä, joissa syntyy asiakirjoja ja joissa käsitellään henkilötietoja. Julkisen sektorin organisaatiot ovat siirtymässä nopealla tahdilla toiminnan tehostamisen ja kustannustehokkuuden takia käyttämään operatiivisia tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmissä syntyvistä ja sähköisesti tallennettavista asiakirjoista on osa määritelty pitkään eli 10 vuotta tai jopa pysyvästi säilytettäviksi eli arkistoon siirrettäviksi. Arkistolaki sekä julkisuuslaki ja -asetus määrittelevät pelisäännöt sille, miten julkisen sektorin asiakirjoja käsitellään ja arkistoidaan, olivatpa ne sitten laadittu sähköiseen muotoon tai perinteellisemmin paperille. Organisaatiot laativat asiakirjojen käsittelyä ja säilytystä varten arkistonmuodostussuunnitelman (AMS). Myös AMSista säädetään arkistolainsäädännössä. Asiakirjallisesti tietojen käsittelyä ja luovutusta säädellään myös tietosuojalainsäädännöllä.

Asiakirjoja ei säilytetä ja arkistoida turhan takia, vaan asiakirjallisia tietoja säilytetään mm. yksilön ja organisaation oikeusturvan takia. Organisaatiot tarvitsevat asiakirjallista tietoa erityisesti omaan käyttöönsä. Myös tutkimukselliset ja historiankirjoitukseen liittyvät seikat ohjaavat asiakirjojen pidempää tai pysyvää säilyttämistä. Arvioidaan, että n. 15 % asiakirjoista säilytetään pysyvästi arkistoissa. Organisaatiolla on asiakirjojen säilyttämisvelvoite.
Tällä hetkellä julkisella sektorilla asiakirjahallintoa työllistävät sähköisesti tuotettavien tietojen sähköinen säilyttäminen, tiedon elinkaaren hallintaa ohjaavat metatiedot (asiakirjojen rakenne ja tietosisältö) ja käsittelyprosessien kuvaukset (organisaation tehtävien prosessikuvaukset) ja sähköinen toimintaympäristö. Tiedonohjausjärjestelmä (eAMS) muodostaa loogisen järjestelmän, joka kattaa kaikki organisaation operatiiviset tietojärjestelmät ja operatiiviset tiedon säilytysjärjestelmät arkistojärjestelmineen.

Sähköisissä tietojärjestelmissä käsiteltyjen ja tallennettujen pitkään ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kerääminen arkistoon on organisaatiossa huolehdittava arkistolain määräysten mukaisesti. Arkistolaissa on määräykset mm. asiakirjojen säilyttämisestä paperimuodossa ja arkistotiloista. Arkistokelpoinen paperi ja tulostusjälki sekä mikrofilmi ovat arkistolain määräysten mukaisia tallennusvälineitä pysyvästi säilytettäville asiakirjoille. Organisaatiot voivat nykyään tallentaa pysyvästi säilytettävät asiakirjat sähköisesti, mutta siihen tarvitaan Suomessa ylimpänä arkistoviranomaisena toimivan arkistolaitoksen suostumus.

Käyttöönottoprojektit sisältävät omat sudenkuoppansa

Tietojärjestelmiä otetaan usein käyttöön projektiorganisaatioiden avulla. Projekteja hallinnoidaan usein ulkoisesti, mutta niitä on toteutettu myös sisäisesti.

Tietojärjestelmien käyttöönotossa on omat sudenkuoppansa. Sähköisen asiainhallintajärjestelmän käyttöönotto vaatii toimivaa organisaatiorakennetta, muutoshalukkuutta ja muutoksen hallintaa sekä johdon ohjausta ja tukea. Ilman johdon tukea toimintatavan muutos ei tapahdu luontevasti, vaan muutoksen kautta saatetaan joutua lähtötilannetta huonompaan tilanteeseen.

Tietojärjestelmäsovellusten käyttöönottoprojektit edellyttävät erityisesti organisaation valta ja vastuusuhteiden selkeyttä sekä kaikkien ammattiryhmien sitoutumista ja sitouttamista muutokseen ja uusien toimintatapojen omaksumiseen. Sitoutumisen ohella tietojärjestelmäprojektit vaativat onnistuakseen realistisen toteuttamisaikataulun ja riittävät henkilöresurssit. Resursseja tarvitaan erityisesti henkilökunnan koulutukseen ja muutosvastarinnan hallintaan.

Tietojärjestelmiä hankitaan ratkaisuksi johonkin organisaation yksittäiseen tehtävään, sillä organisaatioista puuttuu useimmiten kokonaisvaltainen tietojärjestelmien suunnittelu ja organisaatiostrateginen näkemys. Tietojärjestelmän hankkimisen jälkeen varsinainen suunnittelu ja käytön kehittäminen jäävät usein puolitiehen.

Sähköinen asiakirjahallinto pyrkii tehokkuuteen

Asiakirjahallinnon sähköistämisellä on monia hyviä puolia. Asiakirjahallinnon virtaviivaistamisella ja hallintoasioiden laajemmalla sähköisellä käsittelyllä tavoitellaan yhtenäisiä käsittelykäytänteitä ja organisaatiotehokkuutta. Sähköisillä tietojärjestelmillä tuetaan myös entistä enemmän organisaatioprosessien toteuttamista oikeassa järjestyksessä ja päämäärälähtöisesti.

Sähköinen asiakirjahallinto säästää aika- ja henkilöresursseja, asiat käsitellään ja päätetään nopeammin pienimmillä henkilöresursseilla. Tieto on saatavilla ja organisaation käytettävissä tehokkaammin ja nopeammin.

Sähköisiin tietojärjestelmiin siirtyminen tapahtuu usein samanaikaisesti isohkojen organisaatiomuutosten kanssa, jolloin siirtymävaiheesta uuteen organisaatiorakenteeseen tai organisaation yhdistämisistä tai lakkauttamisista tulee entistä haastavampia.

Arkisto- ja julkisuuslainsäädäntö määrää, että organisaatiomuutosten paineessa asiakirjojen arkistoinnista huolehtiminen on julkisen organisaation vastuulla.

Study on Record Keeping in Organisations

Record keeping best practices in organisations

Recordkeeping is a vital part of organisational processes and functions, for what special functions and goals organisations are built. Keeping records/documents is storing them and making them available to the public in terms of privacy. Records/documents are made to be available. It is a part of their democratic nature.

Recordkeeping and records management should be steered and planned. The records management is mainly seen as a normal IT project focusing on records. It includes planning, organizing and managing resources needed to bring about the completion of the project goals planned in advance.

Leadership steering, management style and organisational development are important factors when managing an organisation and records as a vital part of a successful organisation. Education and general information enable a significant organisational change and especially change in thinking and acting, which requires motivation of employees to support the change. It requires a deeper understanding of the whole governance system and the organisational architecture.

Organisational recordkeeping principles and a records classification scheme (FCS) with divisions, groups and indexes should be fitted to the records management plan including electronic records in the ERMS. Records have been filed, divided and indexed into groups to a plan.

In this paper I am interested in studying how records are available to citizens with democratic control and supervision in mind. Archives and records management theory is used to investigate best practices i.e. how records are stored and their usability ensured and how they are preserved for future use and especially found for organisational use in archives repositories or in electronic (computed based) records management systems (i.e. digital environment vs. paper based /physical archives in repositories/organisational archives spaces). The purpose is to concentrate on listing out best practices of keeping records in a public organisation towards theory.

Records management in the public sector authorities is based on laws (for examples: Act on the Openness of Government Activities; Archives Act) and the practical work is conducted by using records management plans for archival purpose regulated by laws. The purpose of law regulations is to improve and regulate the use of records and information-seeking in an organisational archive (paper based/electronic) formed and structured by a records management plan.


Records management in Finland

Every authority in Finland has to have a records management schelude according the archival legislation. This schedule should include all records despite their formats. The schedule or plan contains directives about the registration, filing, retention periods and publicity. Records are grouped according to the functions to which they are related. The life-cycle of documents is considered in advance. Authorities determine the retention period of their records, but the National Archives determine which records shall be preserved permanently. This schedule or plan should also be drafted and approved by the authority leadership during the project.


The purpose of the records management in organisations is to help and to improve the intra-organisational efficiency and workflow management. The projects covered management of records consisting capturing, sharing and delivering information and knowledge within and outside the organisation. It can involve many different types of records in various file formats. The efficiency helps to manage complex workflows and a large amount of digitalised records.


Theoretical points of view in records management

Every organisation strives for being efficient. To efficient and streamlined in processes is considered to be challenging. Recordkeeping and information management in public agencies are seen to be an important part of organisational survival and goal/strategy-oriented governing. How does records management look like in the future? What is the role of paper based/physical records?

Experiences from and impact on current practice in different public organisations/authorities; as stated the continuum of recordkeeping responsibilities, considering the life cycle concept and the way life cycle characterises the relationship between records managers and archivists and defines their respective responsibilities in relation to recordkeeping.

Recordkeeping theory is applied for documenting, accessibility, accountability, contributing its expertise in relation to issues of information resource integrity, authenticity, transparency and persistence to the wider communities with information, corporate and democratic accountability, and cultural heritage.

This contains capturing, managing, preserving and re-presenting records as evidence of social and business activity for business, social and cultural purposes for as long as they are of value.

Theoretical framework is based on records continuum model. The records continuum model is defined as a consistent and coherent regime of management processes from the time of the creation of records (and before creation, in the design of recordkeeping system) through to the preservation and use of records as archives The model presents an overview of a seamless and dynamic recordkeeping regime that transcends time and space to capture and manage records for as long as they are required to satisfy business, regulatory, social and culture requirements. This implies a proactive approach for managing records in all kinds of organisations.

Measuring the best practices

The mechanism behind the best practice is an ideal of integration for the management of documents, records and archives. The idea of integration of these two systems can be developed towards a best practice framework for records and archives management (best practice framework).
The best practice can be measured from three aspects within an integrated framework by client-satisfaction service (service control to client-satisfaction), cost-effective management process (process control) and best value records (product control to best value of records).
Service control means the delivery of the service can be measured by the sustainability and consistency of service to the satisfaction of the clients. The indicators would be availability, accessibility and readability of and timely access to records.
Process control means that the process of records and archives management can be measured by its integrated frameworks. The indicators would be effectiveness, economy and efficiency to records management process.
Product control means that the output of a records and archives management program/system can be measured by the quality and quantity of records. The quality indicators would be accuracy, authenticity and reliability, and the quality indicators of management would be completeness or system or integrity to records.

Literature review

The aim of the research project is also to make a literature review of archival theory, research findings and appropriate best practices to improve records management as a part of the process oriented organisations. ISO15489, MoReq2 and associated metadata as well as work processes and technical standards will be used as a benchmark for evaluating records management (systems) and identifying gaps and drawbacks in best practice.

Focus in the presentation

This paper presents and suggests best practices as to improve records management in a process oriented organisation. Metadata, work processes and standards will be used as a benchmark for evaluating records management and identifying gaps and drawbacks in best practice. During the project the following questions raised and this paper will closely analyse these questions:

1) Why do organisations introduce and develop new systems for records management?
2) How can organizational design, processes and internal efficiency/archival information retrieval be improved by introducing a records management system?
3) The role of records management plans and classification of records as a steering instrument?
4) How are records management plans built up and structured?
5) Organizational processes, archival information of a public organization preserved and records delivered i.e. how is records management integrated into organisational processes?
6) Is records management only seen or organised as a part of IT-structure in organisations?
7) What is the impact of new systems in organisational effectiveness?
8) How much strategic advantage did electronic records management systems (computer based systems) provide for an overall organisational management of records compared to old methods of storing papers in archives/at offices?
9) How are physical and electronic archives related to each other? A focus is targeted on records as logical rather than physical entities?
10) Are records management plans in active use or not in use at all?

Research interest

My research interest in archives and records management is to investigate how best practices and good document management in different organisations have been achieved.

Today we have to take into consideration both a growing amount of paper documents and electronic records/documents. Keeping his in mind we must also follow regulations how certain records have to be put into archives and preserved for long(er) time.