Yleistä
Asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja tietotyön ammattilaiset kokoontuivat Jyväskylään 18.-19.5.2010. Valtakunnalliset kahdeksannet Arkistopäivät järjestettiin Jyväskylän maakunta-arkiston ja Maanmittauslaitoksen arkisto toimesta Jyväskylän Paviljongi-kongressikeskuksessa.
Arkistopäivät järjestetään joka neljäs vuosi, ja se on merkittävin Suomessa järjestettävä arkistoalan ammattilaisten tapahtuma. Ensimmäiset arkistopäivät järjestettiin täsmälleen päivälleen 32 vuotta sitten, 1978 Helsingissä.
Vuoden 2010 Arkistopäiville osallistui yli 320 asiakirjahallinnon ja arkistoalan ammattilaista valtionhallinnosta, kunnista ja yksityistä yrityksistä ja yhteisöistä.
17.5.2010
Tutustuminen Jyväskylän maakunta-arkistoon ja maanmittauslaitoksen arkistokeskukseen.
18.5.2010
Arkistopäivät avasivat Jyväskylän maakunta-arkiston johtaja Päivi Hirvonen ja Maanmittauslaitoksen arkistokeskuksen johtaja Marja Rantala. Avauksen jälkeen tervehdyksensä esittivät opetus- ja kulttuuriministeriön ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari, Maanmittauslaitoksen johtaja Jarmo Ratia ja Jyväskylän kaupungin hallituksen puheenjohtaja Veijo Koskinen. Teemaksi oli valittu muutos ja muutosjohtaminen arkistotoimessa ja asiakirjahallinnossa. Alkusanoissa todettiin, että ”kaikki on muutoksessa, vain muutos on pysyvää”. Muutos koskettaa nyt joka hallinnollista osa-aluetta, yhdistymiset, fuusiot, alueellistaminen, ulkoistaminen ja tuottavuus ovat tämän päivän sanoja. Muutoshankkeet, muutosjohtaminen ja muutokseen suhtautuminen, hallinnointi ja sopeutuminen ovat keskeisiä asioita, kun mietitään muutoksen kourissa olevan henkilökunnan jaksamista ja organisaatioiden johtamiskulttuurin sekä johtamisen haasteita.
Suuren asiantuntijatapahtuman suola ovat tietysti käytävä- ja ruokataukokeskustelut ja (epä)virallinen verkottuminen.
Muutos ja muutoksen hallinta
Arkistopäivien keynote –puhuja oli VTT Pekka Mattila, joka aloitti arkistopäivien varsinaisen ohjelman noin tunnin luennollaan ”Asiantuntija muutoksessa, asiantuntijatyö murroksessa – ilmiöt ja selviytymiskeinot”. Mattila nosti esille muutoksen asiantuntija- ja erityisesti tietotyössä ja johdatteli arkistoammattilaiset työelämän ja muutoksen hallinnan kysymyksiin. Luennoitsija oli kiitettävällä tavalla perehtynyt asiakirjahallinnon ongelmiin ja kipupisteisiin. Luento oli hyvin herättelevä ja sai hyvän vastaanoton yleisössä.
Mattilan mukaan muutoksen aikaansaamiseksi tulee tarttua organisaatiokulttuuriin. Organisaatiokulttuuri ja henki ovat ratkaisevassa asemassa kun henkilökuntaa sitoutetaan strategioihin, visioihin ja laatujärjestelmän mukaiseen ohjeistopatteristoon. ”Virallisen organisaation lisäksi työyhteisössä vallitsee aina epävirallinen organisaatio” ja ” kulttuuri syö strategian alkupalaksi”.
Muutoksen läpivienti on erityisen tärkeää ja haasteellista asiantuntijaorganisaatioissa, joissa työntekijät vaikuttavat itse omaan tehtäväkuvaan ja useiden työt ovat hyvinkin eriytyneitä ja kapea-alaisia. Hänen mukaansa tärkeimpiä selviytymiskeinoja tulevaisuudessa tulevat olemaan metataidot, eli uuden oppimisessa tarvittavat taidot sekä työyhteisötaidot kuten yhteistyökyvyn, sosiaaliset viestintätaidot, kuten toisten kuuntelun ja oma-aloitteisuuden oman työn ja organisaation kehittämisessä.
Asiakirjahallinnon, arkistotoimen ja tietotyön ammattilaiset kokoontuivat Jyväskylään 18.-19.5.2010. Valtakunnalliset kahdeksannet Arkistopäivät järjestettiin Jyväskylän maakunta-arkiston ja Maanmittauslaitoksen arkisto toimesta Jyväskylän Paviljongi-kongressikeskuksessa.
Arkistopäivät järjestetään joka neljäs vuosi, ja se on merkittävin Suomessa järjestettävä arkistoalan ammattilaisten tapahtuma. Ensimmäiset arkistopäivät järjestettiin täsmälleen päivälleen 32 vuotta sitten, 1978 Helsingissä.
Vuoden 2010 Arkistopäiville osallistui yli 320 asiakirjahallinnon ja arkistoalan ammattilaista valtionhallinnosta, kunnista ja yksityistä yrityksistä ja yhteisöistä.
17.5.2010
Tutustuminen Jyväskylän maakunta-arkistoon ja maanmittauslaitoksen arkistokeskukseen.
18.5.2010
Arkistopäivät avasivat Jyväskylän maakunta-arkiston johtaja Päivi Hirvonen ja Maanmittauslaitoksen arkistokeskuksen johtaja Marja Rantala. Avauksen jälkeen tervehdyksensä esittivät opetus- ja kulttuuriministeriön ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari, Maanmittauslaitoksen johtaja Jarmo Ratia ja Jyväskylän kaupungin hallituksen puheenjohtaja Veijo Koskinen. Teemaksi oli valittu muutos ja muutosjohtaminen arkistotoimessa ja asiakirjahallinnossa. Alkusanoissa todettiin, että ”kaikki on muutoksessa, vain muutos on pysyvää”. Muutos koskettaa nyt joka hallinnollista osa-aluetta, yhdistymiset, fuusiot, alueellistaminen, ulkoistaminen ja tuottavuus ovat tämän päivän sanoja. Muutoshankkeet, muutosjohtaminen ja muutokseen suhtautuminen, hallinnointi ja sopeutuminen ovat keskeisiä asioita, kun mietitään muutoksen kourissa olevan henkilökunnan jaksamista ja organisaatioiden johtamiskulttuurin sekä johtamisen haasteita.
Suuren asiantuntijatapahtuman suola ovat tietysti käytävä- ja ruokataukokeskustelut ja (epä)virallinen verkottuminen.
Muutos ja muutoksen hallinta
Arkistopäivien keynote –puhuja oli VTT Pekka Mattila, joka aloitti arkistopäivien varsinaisen ohjelman noin tunnin luennollaan ”Asiantuntija muutoksessa, asiantuntijatyö murroksessa – ilmiöt ja selviytymiskeinot”. Mattila nosti esille muutoksen asiantuntija- ja erityisesti tietotyössä ja johdatteli arkistoammattilaiset työelämän ja muutoksen hallinnan kysymyksiin. Luennoitsija oli kiitettävällä tavalla perehtynyt asiakirjahallinnon ongelmiin ja kipupisteisiin. Luento oli hyvin herättelevä ja sai hyvän vastaanoton yleisössä.
Mattilan mukaan muutoksen aikaansaamiseksi tulee tarttua organisaatiokulttuuriin. Organisaatiokulttuuri ja henki ovat ratkaisevassa asemassa kun henkilökuntaa sitoutetaan strategioihin, visioihin ja laatujärjestelmän mukaiseen ohjeistopatteristoon. ”Virallisen organisaation lisäksi työyhteisössä vallitsee aina epävirallinen organisaatio” ja ” kulttuuri syö strategian alkupalaksi”.
Muutoksen läpivienti on erityisen tärkeää ja haasteellista asiantuntijaorganisaatioissa, joissa työntekijät vaikuttavat itse omaan tehtäväkuvaan ja useiden työt ovat hyvinkin eriytyneitä ja kapea-alaisia. Hänen mukaansa tärkeimpiä selviytymiskeinoja tulevaisuudessa tulevat olemaan metataidot, eli uuden oppimisessa tarvittavat taidot sekä työyhteisötaidot kuten yhteistyökyvyn, sosiaaliset viestintätaidot, kuten toisten kuuntelun ja oma-aloitteisuuden oman työn ja organisaation kehittämisessä.
Muutos ja muutoksen hallinta asiakirjahallinnossa ja arkistoimessa hallitsi arkistopäivien esityksiä ja myös käytävä- ja kahvipuheita. Julkinen hallinto on muutostilassa, organisaatioita lakkautetaan, yhdistetään, fuusioidaan ja organisoidaan sisäisesti uudelleen. Hallinnon muutoksiin on kiinteä sidos tietohallinnon (ICT) vastuut ja ohjelmistoratkaisut ja niiden vaikutukset arkistoimen ja asiakirjahallinnon toimintoihin. Uudelleen organisoitumiseen liittyy viranomaistoiminnassa syntyneiden asiakirjojen asianmukainen käsittely, säilytys ja seulonta/hävittäminen kestävällä ja tietosuojan edellyttämällä tavalla. Arkistot on päätettävä, ja uudet aloitettava.Asiakirjahallinnon organisointi, ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta laahaavat usein perässä organisaatiomuutoksissa ja tietojärjestelmäratkaisuissa, kuitenkin nämä kysymykset koskevat mitä suurimmassa määrin asiakirjahallintoa ja arkistoja. Siksi yksi arkistopäivien keskeisistä sanomista oli, että kaikissa julkishallinnon muutostilanteissa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi, vastuu, ohjeet ja ratkaisut on määriteltävä ajoissa, kokonaisvaltaisesti ja tarkasti. Arkistolaitos ja muutokset Myös arkistolaitosta koskevat muutokset puhuttavat ammattilaisia. Tilaratkaisujen selvitysmies rakennusneuvos Erkki Aho on antanut tammikuun 2010 loppupuolella toimitilaraporttinsa selvittänyt opetusministerin toimeksiannosta. Raportin keskeinen kysymys oli, tarvitseeko arkistolaitos alueellisen keskusarkiston vähemmän käytetylle pysyvästi säilytettävälle arkistomateriaalille ja missä aikataulussa. Opetus- ja kulttuuriministeriö ei ole vielä päättänyt jatkotoimista, miten tilantarveraportin johtopäätöksiä aletaan toteuttamaan.
Erityisiä kysymyksiä
Arkistopäivien erityisinä teemoina olivat muutos asiakirjahallinnossa, sähköinen arkistointi, yhteiset tietojärjestelmät ja alan koulutuksen kehittäminen.Sähköisen Kansallisen terveysarkiston (KanTa), Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK), Valtion konserniohjauksen tietohallinnon ja arkistolaitoksen sähköisen tiedonhallinnan (Päivi Happonen) ja digitointiprojektien (Istvan Kecskemeti) esittelyt ovat ensimmäisen päivän ohjelmassa.
Suomessa otetaan vaiheittain käyttöön sähköinen resepti ja sähköinen potilastiedon arkisto. Sähköisiä reseptien kirjoittamisen jälkeen lääkäri voi suostumuksella tarkistaa niiden mukaisen kokonaislääkitys. Tällä ehkäistään lääkkeiden haitallisia yhteisvaikutuksia ja päällekkäisyyttä. Kun sähköinen potilastiedon arkisto on otettu käyttöön, terveydenhuollon ammattihenkilö saa suostumuksella tiedon aiemmin saamastasi hoidosta. Ensimmäisen sähköisen reseptin jälkeen tai kun potilastieto on arkistoitu sähköisesti, niitä voi katsella paikasta ja ajasta riippumatta Internetissä.
KDK-hankkeessa on tarkoitus parantaa kirjastojen, arkistojen ja museoiden sähköisten aineistojen saatavuutta ja pitkäaikaissäilytystä.
Iltatilaisuudessa 18.5.2010 Jyväskylän paviljongissa saatiin nauttia pöydän antimista, musiikista ja
järjestyksessä neljännen Väinö Voionmaa -palkinnon jakamisesta. Voionmaa-palkinto annettiin parhaasta vuosina 2006−2009 julkaistusta paikallishistoriallisesta tutkimuksesta. Palkinnon sai filosofian maisteri Anu Talkan toimittama teos "Pitäjä ison kiven takana - Lemin historia". Kunniamaininnan sai filosofian maisteri Heikki Junnila teoksesta "Ruutimakasiinista Lakeuden Ristiin. Seinäjoen seurakunnan historia 1863−2004".
Ruokapöytäkeskustelut sivusivat päivän luentoja, muutosta, arkistojen päättämistä uudelleenorganisointitilanteissa ja seulontaohjeita.
19.5.2010
Toisen päivän aamupäivän ajan arkistoammattilaiset pohtivat kolmessa ryhmässä julkishallinnon muutosten vaikutusta asiakirjahallintoon, yhteisten järjestelmien ja palvelujen vaikutuksia sekä arkistoalan koulutustarpeita. Iltapäivällä kolmen ryhmän tulokset esitettiin puheenjohtajien toimesta. Arkistoneuvos Eljas Orrman Kansallisarkistosta piti esityksen arkistotoimen kolmesta vuosikymmenestä. Esitys oli kattava historiallinen paluu vuoden 1983 arkistolain syntymiseen, kolmeen ensimmäiseen arkistopäivään ja arkistotoimen/terminologian kehittymiseen sodan jälkeisinä aikoina. Lopuksi arkistolaitoksen pääjohtaja esitti teesit 2010 luvulle sekä paljasti seuraavien arkistopäivien järjestäjä ja -vastuutahon. Vuoden 2014 Arkistopäivät pidetään Vaasassa Vaasan maakunta-arkiston järjestämänä. Vaasan maakunta-arkiston johtaja Arja Rantanen esitteli Vaasaa ja Vaasan maakunta-arkistoa sekä toivotti kaikki tervetulleiksi seuraaville arkistopäiville "energiseen Vaasaan".
Lopuksi
Seminaariohjelma oli laaja ja kattava. Parasta ovat kuitenkin seminaariohjelman tauoilla ja vapaammissa tilanteissa käydyt keskustelut. Se voimaannuttaa ja saa aikaan uutta henkeä asioiden tiimoilta, joiden parissa tuntee olevansa usein aika yksin ja voimaton.
Lopuksi
Seminaariohjelma oli laaja ja kattava. Parasta ovat kuitenkin seminaariohjelman tauoilla ja vapaammissa tilanteissa käydyt keskustelut. Se voimaannuttaa ja saa aikaan uutta henkeä asioiden tiimoilta, joiden parissa tuntee olevansa usein aika yksin ja voimaton.
