Kansallinen palveluarkkitehtuuri tehostaa kansalaisten sähköistä asiointia

Kansalaisten yhteydenpito viranomaisiin muuttuu nopeaa tahtia, mikäli istuvan hallituksen visiot toteutuvat. Voimassa oleva julkisuuslainsäädäntö hyvine tiedonhallinnan vaatimuksineen ja pian voimaan tuleva asiakirjojen käsittelyä säätelevä arkistolaki taivutetaan laajentuvan sähköisen asioinnin tarpeisiin.

Kärkihanke vie eteenpäin digitalisaatiota

Osana julkishallinnon kansallisen palveluarkkitehtuurin (KaPa) rakentamista hallitus on edistänyt digitalisoidaan julkiset palvelut –kärkihanketta, jonka tavoitteena on käyttäjälähtöiset ja ensisijaisesti sähköiset palvelut ja palveluväylät. Julkishallinnon digitalisaatiossa kansalaiset ja yritykset tuodaan julkisten palveluiden kehityksen keskiöön. Digitalisaatiolla haetaan hallinnon tehostamisen kautta tuntuvia taloudellisia säästöjä.  Kansalaisten viranomaisasioinnissa siirrytään paperiasiakirjojen sijaan käyttämään ensisijaisesti sähköistä postilaatikkoa. Asiakirjat käsitellään tietoturvallisesti sähköisessä muodossa viranomaisasian käsittelyn eri vaiheissa. Sähköinen postilaatikko tarkoittaa käytännössä kansallisen palveluarkkitehtuurin KaPA-ohjelmassa rakennettavaa viestinvälityspalvelua julkisen hallinnon ja kansalaisten välillä. Heinäkuussa 2016 voimaan tullut laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista velvoittaa julkista sektoria käyttämään sähköisiä tukipalveluita yhteydenpidossa julkiseen organisaatioon. Myöhemmin käyttövelvollisuus ulottuu myös kansalaisiin sähköisen asioinnin muodossa.

Sähköinen asiointi on suurimmalle osalle kansalaisille tuttua esimerkiksi yksityisen sektorin pankki- ja vakuutuspalveluissa. Myös veroilmoitus- ja työvoimapalvelut on jo pitkälle sähköistetty, ja niissä sähköinen palvelu on jo pitkään ollut ensisijainen palveluväylä. 

Sähköisessä muodossa olevat viranomaisten asiakirjat ovat kaikkialla saatavissa ja löydettävissä. Viranomaisasioihin kohdistuva tiedonhaku ja tietopalvelu sekä omien asioiden hoitaminen sähköisessä tiedonvälityksessä 24/7 hoituvat tulevaisuudessa vaivattomasti ja paikasta riippumattomasti.

Asiointi perinteisellä tavalla on mahdollista jatkossakin

Kaikilla kansalaisilla ei ole mahdollisuutta tai kykyä asioida viranomaisten kanssa sähköisesti. Sähköisellä asioinnilla ei myöskään pystytä saavuttamaan kaikkia kansalaisia. Tulevaisuudessakin pitää turvata palveluiden ja viranomaisasioiden käsittelyn yhdenvertainen saavutettavuus ja käytettävyys, sillä sähköistä asiointia koskevassa laissa turvataan vaihtoehtoiset palvelumuodot niille, jotka eivät voi käyttää sähköisiä palveluita. Yksi keino sähköisen asioinnin tukemiseen ovat viranomaisten yhteispalvelupisteet.

Tutkimusta kotisohvalta – arkistolähteet siirtyvät Digiarkistoon

Asiakirjojen digitaalinen arkisto perustettiin jo yli kymmenen vuotta sitten. Digitaaliarkisto löytyy kätevästi arkistolaitoksen Internet-sivuilta (www.arkisto.fi). Digitaaliarkistosta voi hakusanalla etsiä digitalisoituja arkistoja sekä arkistosarjoja ja -yksiköitä.

Digiaineiston määrä kasvaa koko ajan

Yhteiskunnan digitalisaatio ja digitalisointi ovat tätä päivää. Tieto täytyy olla saatavilla nopeasti, läpinäkyvästi, avoimesti ja luotettavasti. Sipilän hallituksen ohjelma korostaa digitalisaation merkitystä tehokkuuden, tuottavuuden ja uuden työn luomisen näkökulmasta. Arkistolaitoksen suunnitelmissa on, että valtion viranomaisilta arkistolaitokseen siirtyviä alle 40 vuotta vanhoja asiakirjoja digitalisoitaisiin 5 - 10 hyllykilometriä vuodessa.

Osa aineistosta on käyttörajoitettua

Suurin osa digitaaliarkistossa olevasta asiakirja-aineistosta on julkista. Asiakirjojen salassapito perustuu aina lainsäädäntöön. Salassa pidettävien asiakirjojen käyttö edellyttää käyttötarkoituksen selvittämistä.  Sukututkimus on hyväksyttävä käyttötarkoitus julkisuuslain perusteella salassa pidettävien asiakirjatietojen käyttöön. Erityislainsäädännön perusteella salassa pidettäviä tietoja (mm. sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas-/potilasasiakirjoja) voidaan antaa vain tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten. Asiakirjallisen tiedon yleinen salassapitoaika on 25 vuotta. Yksityisyyden suojan piiriin kuuluvien asiakirjojen salassapitoaika on 50 vuotta henkilön kuolemasta tai 100 vuotta asiakirjan laatimisesta.

Osa digitoiduista aineistoista on lainsäädäntöön ja luovutuksen tehneen tahon kanssa solmittuihin sopimuksiin perustuen näyttö- ja käyttörajoitettuja (mm. luovutettujen alueiden seurakunnat, valtiorikosoikeuden ja valtiorikosylioikeuden aktit sekä Valpon henkilömapit).

Digiarkiston käyttörajoitettujen asiakirjojen tutkiminen edellyttää käyttölupaa, jota haetaan käyttölupahakemuksella asiakirjat säilyttävältä arkistolaitoksen yksiköltä. Käyttölupahakemukset ovat saatavissa arkistolaitoksen Internet-sivuilta. Käyttörajoitettuun aineistoon kuvatiedoston sijaan tulee ilmoitus: Aineisto on käyttörajoitettua ja on katsottavissa arkistolaitoksen sisäverkosta kirjautumalla. Pääsy edellyttää tunnusten ja käyttöluvan anomista. Näihin aineistoihin on pääsy arkistolaitoksen sisäverkosta kirjautumalla tutkijasaleissa. Näyttörajoitettuun aineiston osalta aineisto on katsottavissa arkistolaitoksen tutkijasaleissa ilman kirjautumista.

Tietopalvelu pysyy vähintäänkin nykyisellä tasolla

 

Tutkijat tulevat käyttämään tulevaisuudessa yhä enemmän sähköisiä aineistoja. Osa tutkijoista pystyy helposti löytämään aineistoja sähköisistä tietokannoista ja luetteloista ilman neuvontaakin. Mutta tämä ei poista sitä tosiseikkaa, että uusi teknologia ja asiakirjojen esitystapa vaativat ja edellyttävät myös jatkossa asiakkaiden ohjaamista ja opastamista sähköisten välineiden hallinnassa ja sähköisten palvelujen käytössä Kansallisarkiston ja sen maakunnallisten toimipisteiden tietopalveluissa.

Digitaaliaineistojen käyttö saattaa herättää tutkijoissa innostuksen tulla arkistojen tutkijasaleihin tutkimaan alkuperäisiä asiakirjoja. Vaikka asiakirjoja digitalisoidaan, niitä ei olla hävittämässä ainakaan lähitulevaisuudessa, sillä työ etenee hitaasti. Tietopalvelu kohdistuu paperiaineistoihin vielä ainakin vuotta pari vuosikymmentä.