Arkivfunktionen har flera syften i
offentliga organisationer och myndigheter. Med hjälp av handlingar (ovsett
underlag/form) behandlas ärenden. Handlingar produceras i samband med
behandling av myndighetshandlingar.Enligt arkivlagen skall arkivfunktionen
skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser
enskilda personers och organisationers rätt att få uppgifter ur offentliga
handlingar och att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt
datasekretess har beaktats på behörig sätt och att tillgången på handlingar som
ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd
säkerställs och att handlingarna betjänar forskningen som informationskällor.
Arkivfunktionens krav skall beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning.
Arkivbildaren skall bestämma hur planeringen av, ansvaret för och den praktiska
skötseln av arkivfunktionen ordnas. ISO 15489-1 definierar ”för att säkerställa
att dokumenten är autentiska bör organisationen införa och dokumentera
riktlinjer och rutiner som styr hur dokument skapas, tas emot, skickas,
hanteras och gallras, för att säkerställa att den som skapar ett dokument är
behörig och identifierad och att dokumenten skyddas mot obehöriga tillägg,
strykningar och ändringar samt obehörigt döljande eller användande.”
Arkivinformationen förmedlas via
handlingar. Arkivinformationens funktioner är följande:
-
kommunicera
-
bevara och sprida kunskap
-
dokumentera
transaktioner (bevis, verifiera rättigheter och skyldigheter)
-
styrning
och kontroll
En förutsättning för att
arkivinformationen ska kunna uppfylla sina funktioner är att den betraktas som
tillförlitlig och att den tillerkänns en viss status och kapacitet. Det åligger
arkivfunktionen att garantera detta.
Den här korta uppsatsen är inget vetenskapligt
arbete, utan baserar sig på författarens egna erfarenheter av arkivarbete och
dess utmaningar i framtiden. Den grundar sig även på ett axplock från den
uppsjö arkivteoretisk litteratur som växer i högt tempo. Framstående forskning
bedrivs på många håll numera. Speciellt australiensiska forskare har utvecklat
Continuum Theory/Model som ett teoretiskt grundval för en modern hantering av
handlingar. I denna uppsats har jag använt mig av Continuum Theory som redskap
för att analysera arkivfunktionens roll.
Uppsatsen försöker ge svar på följande
frågor:
1.
Vad
har dagens arkivfunktion (dokumenthantering) för en roll i
myndighetsorganisationer?
2.
Vilka
slags utmaningar står arkivfunktionen inför?
Kontinuitet råder i modern ärendehantering
och behandling av handlingar. Organisationernas handlingar ses som produkter av
ärendeflöden och processer i en sammanhängande helhet. Ärenden behandlas och
handlingar produceras i processer. Handlingarnas livscykel planeras i förväg
med hjälp av en uppdaterad arkivbildningsplan som omfattar en organisations
alla handlingar oavsett deras underlag eller behandlingsomgivning. Handlingarna
ses ur en Continuum modellens synvinkel utan tydliga faser. So en teoretisk
modell kan användas en Continuum modell utveckad av en australiensisk forskare
Frank Upward. Den här modellen liknar de nordiska tankesätten kring hur
handlingar har en livscykel.
Arkivfunktions uppbyggnad grundar sig på
arkivlagens 7 och 8 § som påbjuder om arkivfunktionens uppgifter
och praktiska skötsel. Enligt lagen har arkivfunktionen
till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att
sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars
förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material. Arkivbildaren skall
bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och
uppstår till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över
dem. Arkivbildningsplanen styr organisationens arkivering,
registrering och gallring.
Den har från första början också haft som uppgift att tjäna offentligheten av
myndigheternas verksamhet. Detta accentueras genom den nya
offentlighetslagstiftningen (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet
621/1999). Lagen betonar god informationshantering vid fullföljandet av
offentlighetsprincipen (18 §). En viktig del av den är en välskött dokumentförvaltning.
En arkivbildningsplan är ett av de viktigaste instrumenten inom arkivfunktionen.
Arkivbildaren skall bestämma
förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår
till följd av skötseln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem.
När förvaringstiderna för handlingarna bestäms skall beaktas vad som särskilt
stadgas och bestäms om dem.
Arkivverket i sin tur bestämmer med stöd
av arkivlagen vilka handlingar som skall förvaras varaktigt och arkiveras i
enlighet med det arkivschema som en organisation har godkänt. Över arkiverat
material för besträndigt bevarande måste man lägga upp en arkivförteckning.
Enligt arkivagens 6 § omfattar ett arkiv de handlingar som inkommit till
arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess
verksamhet. Med handling avses i arkivlagen
en framställning i skrift eller bild eller en på elektronisk väg eller på annat
sätt åstadkommen framställning som kan läsas, avlyssnas eller annars uppfattas
med tekniska hjälpmedel.
Duranti (2007, 447) skriver
med hänvisning till romersk lag:”The archives was a place of preservation under
the jurisdiction of a public authority. The place, by providing the documents
with trustworthiness, gave them the capacity of serving as evidence and
continuing memory of action”. Arkiven har dubbel betydelse:
bevisvärde (Evidence) och minne (Memory).
Kanske den mest viktigaste egenskap som ett arkiv
måste ha är dess bevisvärde. Ett bevisvärde som kvarstår i alla format, på alla
medier och under hela hanteringsprocessen/livstiden. En skarp skillnad
records-archives (t.ex. Shellenberg 1975) har lett till problem i den
elektroniska ärendehanteringen där en åtskillnad av handlingar på detta vis
försvårar deras enhetliga hantering.
Med "arkiv" kan man avse olika saker:
1.
ett bestånd av
handlingar, som genererats inom någon viss verksamhet - t.ex. ett företag, en
myndighet, eller en organisation. Inom arkivvärlden brukar man säga att detta
är den primära innebörden av arkivbegreppet (=fond).
2.
en lokal, i
vilken arkivhandlingar förvaras.
3.
en myndighet
eller institution som ansvarar för arkivverksamheten.
Arkivet formas utifrån en arkivbildare och dess
verksamhet. Handlingar uppstår i en verksamhet. En arkivbildare är ett viktigt
begrepp som ofta används inom arkivvärlden. En arkivbildare är någon form av
verksamhet, som ger upphov till arkivhandlingar. Det viktiga är att
arkivbildaren är någorlunda klart avgränsad från andra arkivbildare, och att de
handlingar som arkivbildaren genererar bildar en mer eller mindre sammanhållen
mängd. Arkivhandlingar är ordnade efter arkivbildare (inre och yttre
proveniens).
Lagen om offentlighet i myndigheters
verksamhet (5 § 4 mom.) har skapat ovetskap om huruvida alla myndighetens
handlingar hör till arkivet. Om alla handlingar inte hör till arkivet, kan en
del material således utelämnas från arkivbildningsplanen? Den ifrågavarande
lagparagrafen omnämner handlingar som enligt arkivlagstiftningen skall
överföras till arkivet. Arkivlagen säger däremot ingenting om överföringen av
handlingar till arkivet. I arkivlagen stadgas att: "ett arkiv omfattar de
handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som
tillkommit genom dess verksamhet" (6 §). Alla handlingar som uppstår hör
således till arkivfunktionens och arkivbildningsplanens sfär. Sådana processer
är t.ex. lagstiftningsprocessen, behandlingsprocesserna för olika ansökningar
och tillstånd, tjänstetillsättningsprocesser, behandlingsprocessen av
gallringsframställan, processer i anslutning till kontroll och övervakning osv.
Den mest spridda
definitionen av begreppet ”record” återfinns i ISO 15489: “information created,
received, and maintained as evidence and information by an organization or
person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business”. Records
kan beskrivas som en undergrupp av information med vissa specifika egenskaper.
Enligt Reed är det förmågan att återspegla transaktioner som utmärker ett
record i förhållande till andra typer av information och ger det dess karaktär
av bevisvärde. ”Records consist of data/documents/information. They may consist of all these things simultaneously.
Thus, a record may be a collective of data. It may be one document or a
sequence of documents. It will definitely consist of
information in some form”. Det bör kanske framhållas att “business” och
transaktion här ska uppfattas i vid bemärkelse som någon form av verksamhet
eller “händelse”. I egenskap av bevisvärde fyller records väsentliga syften för
organisationer både vad gäller interna behov och externa krav som kan komma att
ställas på ansvarsspårbarhet. Vidare har records en funktion att fylla som
organisationens kollektiva”minne”. ”Records therefore have a dual role. They have to be able to act as evidence of actions and
they have to be able to memoralize or stand as representation of action which
can be recalled”. A record is
something that represents proof of existence and that can be used to
recreate or prove state of existence, regardless of medium or characteristics.
A record is either created or received by an organization in pursuance of or
compliance with legal obligations, or in the transaction of business. Records
can be either tangible objects, such as paper documents like birth certificates, driver's licenses, and physical medical x-rays,
or digital information, such as electronic office documents,
data
in application databases,
web site content, and electronic mail
(email). International Standard ISO 15489-1: 2001 (E).
Information and documentation – Records management. Part 1: General.
Arkivbildningsplanen visar vilka
serier av handlingar och övrig information av handlingskaraktär som uppkommer
till följd av verksamheten och hur materialet registreras och arkiveras (förvaras).
Arkivbildningsplanen är även en gallrings-
eller förvaringstidsplan.
Den omfattar vilka handlingar som förvaras varaktigt och vilka som skall
utgallras efter en viss tid. Informationen on förvaringstiderna är det ofta
skäl att differentiera så, att det meddelas dels vilken förvaringstiden för en
viss handling är vid arbetsplatsen och dels vilken den totala förvaringstiden
är. Förvaringstidsplanen för de varaktigt förvarade handlingarna bekräftas av
arkivverket. Klara och informativa arkivbildningsplaner som innehåller bl.a.
argument för orsaken till att man föreslår varaktig förvaring för ett visst
material, försnabbar beredningen av besluten om förvaringstider inom
arkivverket.
Information om huruvida handlingarna är
inkomna till eller uppgjorda inom organisationen (eller både och) är till hjälp
då förvaringstiderna fastställs. Även uppgifter om eventuella författningar som
dokumentets uppgörande/behandling baserar sig på, samt en uppskattning om
materialets årliga tillväxt tjänar deras värdefastställande och kan vara
betydelsefulla även för arkivbildarens egen informationsservice.
I många länder (t.ex. USA, England, Tyskland och
Frankrike) gör man en skillnad mellan Records som syftar på en handling i
aktivt skede och Archives, Archiv som hänvisar till en handling i passivt
historiskt skede. Gör man en skarp skillnad, talar man om life cycle modellen
men när man ser handlingar ur en annan synvinkel såsom i Norden då
handlingsbegreppet täcker över hela livstiden av en handling oavsett om de är i
aktivt eller passivt skede (Continuum).
Continuumbegreppets fokus är inte själva
handlingen (the records), utan de aktiviteter som genererar och använder
handlingar i en verksamhet.
Figur 1. Arkivbildningsplanerna styr handlingarnas livscykel.
Med hjälp av elektroniska ärendehanteringssystem kan
man effektivera arkivbildningsplanens användningsmöjligheter och
funktionsduglighet. Den e-arkivbildningsplanen är lätt att
upprätthålla och distributionen är enklare än traditionella planer på papper
eller på Excel. E-AMS kan användas bättre i förverkligandet av offentlighetsprincipen,
informationstjänsten och -utbudet utåt samt handlingarnas datasekretess.
Då man slutgiltigt behandlat ärendet i
ett ärendehanteringssystem (eller motsvarande) kan man överföra den slutgiltiga
handlingen och vid behov även behandlingsprocessens centrala handlingar från
systemet till ett särskilt elektroniskt arkiv.
Arkivbildningsplanen
är dock ett sätt att utveckla arkivfunktionen. Målsättningen
är att uträtta och upprätthålla en samling anvisningar/regler som styr
produktion och behandling av organisationens arkivhandlingar. Det är viktigt,
ur flera synvinklar, att man förverkligar en behändig
utgallring.
Man
måste konstatera att det är svårt att utveckla dokumentförvaltningen och
arkivfunktionen åtskilt från utvecklingen av organisationens funktioner och
verksamhetsprocesser. Handlingar uppstår då organisationen sköter sina
uppgifter och stödfunktioner (personal, ekonomi, förvaltning).
Arkivfunktionens
roll är också att bidra till att lösa organisationernas styrproblem och dubbelt
arbete som ofta förekommer. Detta kan leda till att man kan åtgärda uppkomst-
och behandlingsprocesser på djupare nivå.
Då
man analyserar myndighetsverksamheter och funktioner för upprättandet/
uppdateringen av en arkivbildningsplan, är det möjligt att på basen av analysen
effektivera/forma om ärendenas behandlingsprocesser,
förenkla arbetsrutiner i anknytning till hanteringen av handlingar och utveckla
handlingarnas former och användbarhet. Användbarheten har att göra med
planeringen av handlingarnas innehåll så att antalet varaktigt förvarat material
är så litet som mögligt och användbart som möjligt. I en elektronisk omgivning
är planering av sökmöjligheter och förvaringsform (-former) under hela
livscykeln en väsentlig del av säkrandet av handlingarnas användbarhet.
Enligt Sue McKemmish (2005, 15) styrs
organisationerna med hjälp av dokument. Arkiv behövs samt handlingar uppbevaras
(samlas, arkiveras) och tillhandahålls (levereras inom en organisation) för att
myndigheterna skall kunna försörja enskildas, organisationers och det övriga
samhällets behov (värde för allmänhetens insyn, rättsskipning, förvaltning och
forskning). Arkivfunktionens uppgift är att försäkra handlingarnas
användbarhet, integritet, autenticitet och bevarande (transaktionalitet,
bevisvärde)/förvarande samt beakta dataskyddet av handlingar. Den tar även hand
om informationstjänsten och beslutar om handlingarnas förvaringsvärde samt
utgallrar och förstör onödiga handlingar efter och i enlighet med
gallringsfristernas utgång. Arkivfunktionen måste stödja organisationens
verksamhet och medborgarnas rätt till offentliga/personliga handlingar eller
offentliga uppgifter lagrade i personregister/databaser (personuppgifter). Ur
offentlighetslagstiftningen härleds medborgarnas rättigheter att ta del av
allmänna myndighetshandlingar (med syfte på yttrandefrihet), vilket är en
grundpelare i ett demokratiskt styrt land (offentlighetslagstiftning).
Arkivbeståndet behövs även för att kunna tillfredsställa rättskipningen (i
förvaltning och domstol) i samhället och forskningens behov av pålitliga data.
God informationshantering och -förvaltning med mångsidiga sökmöjligheter
(register, förteckningar, arkivbeskrivningar, osv.) garanterar och möjliggör
kontroll och utvecklande av rättsstatssystemet.
Organisationer behöver dokument och
handlingar för att överleva. Därför är det viktigt att hitta rätt dokument vid
rätt tidpunkt vid rätt tillfälle så snabbt och effektivt som möjligt. Detta är
en resursfråga men det ät även en fråga om effektivitet om dokument hittas
snabbt och utan större svårigheter. Varför fungerar detta inte så bra i dagens
läge trots elektronisk behandling och arkivering av ärendeflödet?
Myndighetspersonal använder massor av tid till att söka fram information om och
uppgifter ur handlingar. En del handlingar hittas aldrig, de är förlorade eller
”gömda, glömda” någonstans – därför krävs det större resurser att återskapa
eller skriva om dem. Arkivfunktionen ses inte som en av de viktigaste
funktioner som en organisation eller myndighet har, men när information söks,
och inte kan hittas, konstaterar man värdet av att hitta uppgifter. Detta
problem gäller såväl pappershandlingar som handlingar i elektroniska
format/register.
Varje offentlig myndighet som kallas för
arkivbildare i lagstiftningen måste ha en arkivförteckning och en
arkivbildningsplan över sina handlingar som tillkommer som resultat av dess
verksamhet eller som inkommer i samband med något ärende till arkivbildaren. I
en arkivbildningsplan måste bestämmas över handlingarnas gallringsfrister
(efter en specifik tid) och varaktigt bevarande av en myndighets
handlingar/dokument. Varaktigt eller långtidssparade handlingar måste framgå ur
en arkivförteckning som utgör en viktig del av en myndighets
informationsförsörjning inåt och utåt.
I den moderna arkivbildningen talar man
numera om processer och processbaserad arkivredovisning. Man reder ut de olika
processer som en organisation förvaltar över och beskriver ärendeflödet och
tillkomna/inkomna handlingar i dessa processer. Handlingar (såväl i pappersform
och elektroniska) sammanbinds med ärenden i kontext. Metadata beskriver denna
sammanbindning/kontext mellan ärendeflöde/process och uppkommen/inkommen
handling.
Men hur ser arkiv- och dokumentförvaltningen
ut ute på myndigheter i dag? Teknologins snabba utveckling har enligt Dingwall
(2010, 139) skapat en enorm mängd dokument. Byråkratin behöver papper. Ett
annat problem som berör arkivarieyrket är enligt honom en växande
omstruktuering av offentliga myndigheter vilket försvårar att ha/få grepp om
läget. I många organisationer har man övergått till att
använda sig av elektronisk dokumenthantering (med hjälp av datasystem) med den
huvudtanken att det skulle lösa alla problem med pappershögar/borttappade filer
återfunna i olika datasystem men verkligheten ter sig dock annorlunda. Det
finns enligt min mening alldeles för många enskilda/särskilda specialregister
(dataregister) (som används t.ex. för personalärenden, fakturering eller
undervisning, CRM) som köps in för att uträtta en uppgift. Helheten och
integriteten går förlorade. Ingen har i dag en helhetsbild av alla
organisationsprocesser eller hela arkivbildningsprocessen. I små organisationer
förekommer det rätt ofta att diarieföringen försummas. Information
och kunskap är värdefullt kapital i organisationer. Det är viktigt att de
används effektivt så att hela organisationen har tillgång till all
väsentlig information och att all information är tillgänglig för alla på ett
systematiskt och lättsökt/lätthanterligt sätt.
Allt fler dokument behandlas och lagras
numera som filer på elektroniska databärare eller som upptagningar i register,
har det blivit mer och mer papper, oftast som kopior, även om man har
eftersträvat en annan utveckling. Osorterade och oförtecknade/outgallrade
handlingar (med kopior) står ofta spridda överallt i tjänstemannarum. Det är
lite vacklande med datasekretessen gällande pappersbundna dokument i
öppna/olåsta förvaringsskåp - sådant förekommer rätt ofta numera. En annan sak
är att varaktigt eller beständigt bevarade myndighets- (allmänna) handlingar
kommer in till centralarkiven/depåerna osorterade och outgallrade i en trög
takt, inte enligt förutbestämda arkiveringsregler i en arkivbildningsplan.
Således följer arkivbildningen inte den av ledningen styrda planeringen av
arkivskötsel. Arkivfunktionen/arkivskötseln/-vården ses inte som en viktig
uppgift inom organisationer/myndigheter även om the Records Continuum modellen
relaterar till hela informationshanteringen som en kontinuerlig, dynamisk och
pågående process utan några instinkta avbrott eller faser. Handlingarnas livscykel
såsom vi tolkar begreppet i Norden (Continuum Recordkeeping is the managing of
records from their creation during their whole existence, McKemmish 2001,
336/föreläsning) betyder att en handling blir en myndighetshandling (allmän
handling) då den behandlas av/hos en myndighet, och atta den oavsett dess
behandlingsskede lyder under arkiv- och offentlighetslagstiftning.
Numera förhåller det ofta så att
”Records Continuum” inte gör sig
gällande som planerat vid arkivering av allmänna handlingar i förväg utan de
förstörs först långt därefter att de har passerat sitt aktiva eller passiva
användningsskede. Ofta sker detta först vid flytt/strukturändringar. Detta,
tycker jag, utgör det största problemet i den pappersbundna
arkiveringen/arkivbildningen. När handlingar har trätt in i det passiva skedet
och då de inte längre används aktivt, söker man ofta information/uppgift ur dem
eller använder dem som underlag till en ny handling eller till ett nytt ärende.
Då ligger de ”passivt väntande” i mappar, i skåp eller på bord. Man vet nog
vilka handlingar som är nödvändiga (enligt bestämmelserna) att arkiveras för en
längre tid eller varaktigt, men de handlingar som har en kortare bevaringstid
lämnas ofta orörda så länge som det blir någon städning eller flyttning. Allt
fler ärenden och handlingar behandlas elektroniskt i ärende- och
dokumenthanteringssystem, men detta har lett till att antal kopior har ökat. En
annan stor utmaning i dagens förvaltning och ärendeprocesser är att en del
tillkomna eller insända handlingar i en och samma process är i pappersform och
en del behandlas elektroniskt i ett ärendehanteringssystem. En integrering
mellan pappersburna handlingar och handlingar i digitala datasystem saknas
speciellt då det ingår handlingar på olika underlag i ett och samma ärende.
T.ex. en ansökan kommer in till en myndighet på papper men beslutet i detta
ärende fattas i ett elektroniskt system/register. Ett konkret exempel på detta
är ett byggnadslov som omfattar handlingar på papper (en ansökan med bilagor: kartor/ritningar
osv. som inte lätt kan skannas/digitaliseras in i ett ärendehanteringssystem,
förvaras i en ärendeakt som (lösa papper) och ett beslut om detta som fattas i
ett elektroniskt ärendehanteringssystem och förvaras i detta digitala system
(tas ut på papper).
Arkivfunktionens uppgift är att skapa
förutsättningar för att handlingarna skall kunna tjäna som informationskällor
(god informationshantering) i handlingarnas alla livsskeden. Målsättningen för
god informationshantering och gallring borde vara en rättsmätig och förstöring
i rätt tid av visstidsbevarade handlingar vilket skulle medföra ekonomiska
besparingar och ökad användbarhet av kvarstående långtidsbevarade handingar.
Tyngdpunkten i den senaste
tidens diskussioner kring arkivteorin har varit gallring och elektroniska
handlingar och speciellt temat om hur man upprättar och sedan bevarar
elektroniska handlingar och tillvaratar deras autenticitet i framtiden då
omgivningen blir allt mer elektronisk och datorstyrd. De senaste decenniernas
teknologiska utveckling har i grunden påverkat informationshanteringens teori
och praktik. Denna påverkan får effekter för de arkiv som skapas idag, men även
för de gränssnitt som möjliggör hur vi tar del av information ur
arkivinstitutionernas bevarade dokument.
Därför står arkiven och myndigheterna inför stora utmaningar.
Det har även skett en annan
paradigmförändring i arkivteorin under de senaste decennierna då man har varit
tvungen att övergå från statiska ”arkivfonder” som fysiska enheter till
processer som skapar handlingar (verksamhets/processbaserad arkivredovisning).
Frank Upwards Records Continuum-teorin och modellen understöder detta. Den
teknologiska utvecklingen hat lett till att man har börjat koncentrera sig på
arkivhandlingarnas inledningsskede (Ketelaar 2000, 325-328). Continuum-modellen
har erbjudit den mest kompletta moderna teoriuppbyggnaden under de senaste
tiderna (Gilliland-McKemmish 2004, 155). Proveniensprincipen ”dictates that
records are to be understood with reference to their origin in activity” har
befrämjat utvecklingen (Functional Requirements) av “Record-keeping Systems”
genom att betona vikten av den befintliga och nödvändiga länken mellan
transaktioner och handlingar (document).
Arkivhandlingar är produkter av dagligt förekommande
verksamhet i en organisation. Med hjälp av dem uträttas olika funktioner och
bärs information. De är produkter av uträttade aktioner och verksamheter.
Daglig verksamhet och verksamheternas kontinuitet förutsätter handlingarnas
tillgänglighet och användbarhet. Autenticitet och tillförlitlighet krävs även.
Med hjälp av arkiv försöker man garantera effektivitet, riktighet och
ansvarsfullhet i verksamheten. handlingarna dokumenterar verksamhetens
processer (Evidence) Vilka slags handlingar bevaras i och för framtiden?
Av teorin kan man dra några slutsatser. Man kan se hur
arkivbegreppet har expanderat och fått nya betydelser då det tagits in i
diskussioner inom en rad olika teoretiska fält. Dessa diskussioner kring
“arkivet” har dock endast med svårighet kunnat föra en dialog med den
traditionella arkivvetenskapen. Genom den teknologiska och
teoretiska utvecklingen ser vi idag hur arkivbegreppet har öppnats upp för att
kunna användas bredare. Idén om arkivet som enbart en depå av skrivna dokument
faller sönder, vilket skapar nya utmaningar såväl för vetenskapen som för
kulturarvsinstitutioner. Då världen framöver blir allt mer digitaliserad, måste
en allt större mängd handlingar produceras och bevaras i digital form och även
konverteras (convert/conversion) till digital form. Sådana konverteringar
förverkligas ofta för att spara kostnader och utrymme och för att förkorta
bevaringstider.
Den andra synpunkten tar fasta på det oändamålsenliga
och svåra i att utveckla dokumentförvaltningen och arkivfunktionen åtskilt från
utvecklingen av organisationens funktionsprocesser. Handlingar uppstår då
organisationen sköter sina olika uppgifter och stödfunktioner. Om dessa
funktioner innehåller dubbelt eller onödigt arbete är det sannolikt att det
uppstår problem i anslutning till kvaliteten och användbarheten av de handlingar
som uppstått. Arkivfunktionens (och dokumentförvaltningens) medel räcker inte
enbart till att lösa dem utan det är nödvändigt att åtgärda uppkomst- och
behandlingsprocesser på djupare nivå.
Då man analyserar myndigheterna uppgifter/uppdrag och
funktioner för upprättandet eller uppdateringen av arkivbildningsplaner, är det
möjligt att på basen av analysen forma ärendenas behandlingsprocesser,
förenkla/försnabba arbetsrutiner i anknytning till hanteringen av handlingar
och utveckla handlingsinformationens form och användbarhet samt sträva efter
effektivitet. Informationens koncentration och användbarhet har att göra med
planeringen av handlingarnas informationsinnehåll så, att den varaktigt
förvarade informationen samlas till så få och så användbara handlingar som
möjligt. I en datateknisk omgivning är planering av sökmöjligheter och
förvaringsform (-former) under hela dess livscykel en väsentlig del av
säkrandet av användbarheten.
Den tredje synpunkten i anslutning till utvecklandet
är arkivbildningsplanens roll som dokumentation. Arkivbildningsplanen är ett
utvecklingsmedel för dokumentförvaltningen, arkivfunktionen och
funktionsprocesserna, och å andra sidan utgör den en informationsresurs där man
kan dokumentera utvecklingsarbetet och med hjälp av vilken man kan ta till
fortsatta utvecklingsåtgärder.
Det är viktigt att
arkivbildningsplanen omfattar arkivbildarens alla handlingar eftersom
den fungerar som anvisning för alla som deltar i behandlingen av handlingar. Arkivbildningsplanens
omfattning och dess karaktär som utvecklingsmedel förutsätter att ett
tillräckligt antal personer som känner till organisationens olika uppgifter
medverkar vid dess upprättande och utvecklingsarbete.
Arkivfunktionen har en viktig styrande
roll i en organisation. Dess roll måste beaktas ännu bättre i fortsättningen.
Detta kräver först och främst planering, regler/stadgor/anvisningar och
ledningens ledande och styrande roll. Viktiga synpunkter i utvecklande av
arkivbildning:
·
Handlingarnas
hela livslängd tas i beaktande vid planering av hur man förverkligar
hanteringen av allmänna handlingar i olika processer/aktiviteter (t.ex. DIRKS
som manual för införande av processbaserad arkivredovisning (preliminär
undersökning, analys av verksamheten, informationsförvaltningens krav,
kartläggning av nuvarande system, design av system, införande av systemet,
utvärdering)
·
Handlingar
hör till ett visst ärende och produceras i samband med detta ärende (handlingar
och ärenden hör ihop, kontextbaserad
·
Elektroniska
handlingar tillfogas metadata som beskriver dokument, men även sambandet mellan
ärende och handling
·
Handlingarnas
autenticitet, integritet, användbarhet och tillgänglighet garanteras av god
informationshantering som förutsätter uppdaterad arkivredovisning,
arkivbildningsplaner samt planering av arkivfunktion
·
Den
autentiska, den sanna, kompletta och pålitliga informationen med ursprungligt
och oförvanskat innehåll ut i samhället
·
Hanteringen
av handlingar är produkter av processer i en sammanhängande helhet (Continuum
Theory/Model)
·
Varje
anställd hos en myndighet ansvarar för sina handlingar (inkl. gallring och
sekretess)
·
Arkivfunktionen
är en integrerad del av en organisations verksamhet
·
Handlingar
utgallras och ordnas innan de överlåts till centralarkiv/depå
·
Handlingar
kan användas till olika syften och ”historiska” handlingar kan behövas som
aktuellt bevismaterial
·
Arkivarie
med i planeringen och designen av nya datasystem som hanterar information
(IT-strategi) Detta förekommer inte ofta.
Arkivlag
23.9.1994/831 http://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1994/19940831
Hämtad
06.11.2014
Lag
om offentlighet i myndigheternas verksamhet
21.5.1999/621
http://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1999/19990621 Hämtad
07.11.2014.
Förordning
om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet
12.11.1999/1030 http://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1999/19991030 Hämtad
07.11.2014.
Arkivverkets
rekommendation om principerna för upprättandet, bruket och upprätthållandet av
en arkivbildningsplan. Arkivverket. 2000. http://www.narc.fi/ams_swe/ Hämtad
07.11.2014.
DIRKS
manual. June 2003. http://www.records.nsw.gov.au/documents/recordkeeping-dirks/DIRKS%20Manual.pdf?q=dirks-manual-downloadable-version Hämtad
06.11.2014.
Dingwall, Glenn (2010):“Life Cycle and
Continuum: A View of Recordkeeping Models from the Postwar Era” in Eastwood,
Terry & MacNeil, Heather (eds.) (2010) Currents
of Archival Thinking Santa Barbara, CA: Libraries Unlimited, s. 139-161.
Duranti, L (2007). Archives
as a Place. Archives & Social Studies: A Journal of Interdisciplinary
Research Vol. 1, no 0.
Gillialand, A. &
McKemmish, S. (2004). Building an infrastructure for archival research, Archival Science, 4 (3-4), 149-197.
Lybeck, Jari et al (2006). Arkistot yhteiskunnan toimiva muisti. Asiakirjahallinnon ja
arkistotoimen oppikirja. Arkistolaitoksen toimituksia 2. Arkistolaitos.
Helsinki.
McKemmish, S. (2001). Placing records continuum theory
and practice, Archival
science 1(4), 333-359.
McKemmish, Sue (2005): “Traces: Document,
Records, Archive, Archives”, in McKemmish, M. Piggott, B. Reed & F. Upward (red.) Archives:
Recordkeeping in Society, Wagga Wagga: Charles Sturt University, Centre for
Information Studies, s. 1-20.
Reed, B. (2005), Reading the Records Continuum, Archives
and Manuscripts, Vol. 33, No.1.
Upward, Frank
(1996). Structuring the Records Continuum - Part One: Postcustodial
principles and properties. Melbourne: Monash University.
http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp1.html
Hämtad:
2014-10-15.
Upward, Frank (1997). Structuring the Records
Continuum, Part Two: Structuration Theory and Recordkeeping. Melbourne:
Monash University.
http://infotech.monash.edu/research/groups/rcrg/publications/recordscontinuum-fupp2.html
Hämtad:
2014-10-15.
International Standards Organization. (2001a). ISO 15489-1. Information and
documentation
and records management part 1: General. Geneva:International Standards
Organization.
International
Standards Organization. (2001b). ISO 15489-2. Information and
documentation —
records management — part 2: Guidelines. Geneva:International Standards
Organization.
