Digiaineiston määrä
kasvaa koko ajan
Yhteiskunnan digitalisaatio ja digitalisointi ovat tätä
päivää. Tieto täytyy olla saatavilla nopeasti, läpinäkyvästi, avoimesti ja
luotettavasti. Sipilän hallituksen ohjelma korostaa digitalisaation merkitystä
tehokkuuden, tuottavuuden ja uuden työn luomisen näkökulmasta. Arkistolaitoksen suunnitelmissa on, että valtion
viranomaisilta arkistolaitokseen siirtyviä alle 40 vuotta vanhoja asiakirjoja
digitalisoitaisiin 5 - 10 hyllykilometriä vuodessa.
Osa aineistosta on käyttörajoitettua
Suurin osa digitaaliarkistossa olevasta asiakirja-aineistosta on julkista.
Asiakirjojen salassapito perustuu aina lainsäädäntöön. Salassa pidettävien
asiakirjojen käyttö edellyttää käyttötarkoituksen selvittämistä.
Sukututkimus on hyväksyttävä käyttötarkoitus julkisuuslain perusteella
salassa pidettävien asiakirjatietojen käyttöön. Erityislainsäädännön
perusteella salassa pidettäviä tietoja (mm. sosiaali- ja terveydenhuollon
asiakas-/potilasasiakirjoja) voidaan antaa vain tieteellistä tutkimusta tai
tilastointia varten. Asiakirjallisen tiedon yleinen salassapitoaika on 25
vuotta. Yksityisyyden suojan piiriin kuuluvien asiakirjojen salassapitoaika on
50 vuotta henkilön kuolemasta tai 100 vuotta asiakirjan laatimisesta.
Osa digitoiduista aineistoista on
lainsäädäntöön ja luovutuksen tehneen tahon kanssa solmittuihin sopimuksiin
perustuen näyttö- ja käyttörajoitettuja (mm. luovutettujen alueiden
seurakunnat, valtiorikosoikeuden ja valtiorikosylioikeuden aktit sekä Valpon
henkilömapit).
Digiarkiston
käyttörajoitettujen asiakirjojen tutkiminen edellyttää käyttölupaa, jota
haetaan käyttölupahakemuksella asiakirjat säilyttävältä arkistolaitoksen
yksiköltä. Käyttölupahakemukset ovat saatavissa arkistolaitoksen
Internet-sivuilta. Käyttörajoitettuun aineistoon
kuvatiedoston sijaan tulee ilmoitus: Aineisto on käyttörajoitettua ja on
katsottavissa arkistolaitoksen sisäverkosta kirjautumalla. Pääsy edellyttää
tunnusten ja käyttöluvan anomista. Näihin aineistoihin on pääsy
arkistolaitoksen sisäverkosta kirjautumalla tutkijasaleissa. Näyttörajoitettuun
aineiston osalta aineisto on katsottavissa arkistolaitoksen tutkijasaleissa
ilman kirjautumista.
Tutkijat tulevat käyttämään tulevaisuudessa yhä enemmän
sähköisiä aineistoja. Osa tutkijoista pystyy helposti löytämään aineistoja sähköisistä
tietokannoista ja luetteloista ilman neuvontaakin. Mutta tämä ei poista sitä
tosiseikkaa, että uusi teknologia ja asiakirjojen esitystapa vaativat ja
edellyttävät myös jatkossa asiakkaiden ohjaamista ja opastamista sähköisten
välineiden hallinnassa ja sähköisten palvelujen käytössä Kansallisarkiston ja
sen maakunnallisten toimipisteiden tietopalveluissa.
Digitaaliaineistojen käyttö saattaa herättää tutkijoissa
innostuksen tulla arkistojen tutkijasaleihin tutkimaan alkuperäisiä
asiakirjoja. Vaikka asiakirjoja digitalisoidaan, niitä ei olla hävittämässä ainakaan
lähitulevaisuudessa, sillä työ etenee hitaasti. Tietopalvelu kohdistuu
paperiaineistoihin vielä ainakin vuotta pari vuosikymmentä.