Viranomaiset tehostavat potilastietojen käsittelyä

Rekisterinpitäjinä toimivat terveydenhuollon viranomaiset ylläpitävät, käsittelevät ja säilyttävät salassa pidettäviä asiakas- eli potilastietoja potilastietovarannoissaan. Julkisten viranomaisten toimintaa ohjaava hyvän hallinnon -käsite edellyttää sähköisten palvelujen kehittämistä tietoyhteiskunnassa. Tietojen hallinta on osa hyvää hallintoa. Miten potilastietoja tallennetaan potilastietovarantoihin? Löytyvätkö hoitotoimenpiteiden merkinnät ja kirjaukset potilastietojärjestelmistä? Arkipäiväinen kokemus osoittaa, että oikea tai laadukas tieto ei aina päädy viranomaisen asiakirjaan. Viranomaisasiakirjojen käsittelyssä on ollut puutteita, on tieto sitten manuaalisesti tai sähköisesti käsiteltyä. Tietoa on myös ollut vajavaisesti käytettävissä. Tarvittava tieto ei ole kulkenut jouhevasti viranomaisten välillä. Salassapitosäädökset ovat olleet ”kankeita” tapauksissa, joissa tiedon olisi pitänyt ehdottomasti olla eri sektoriviranomaisten käytössä. Sosiaali- ja terveyshallinnon organisaatioissa tiedon hallinnan ja käsittelyn saatavuus, oikea-aikaisuus, oikeellisuus, valvonta ja yhteistoiminnallisuus ovat ensiarvoisen tärkeitä tekijöitä toiminnan tehokkuuden näkökulmasta. Julkisen hallinnon lainsäädäntöön sidottujen palveluihin ja niiden kehittämiseen kohdistuu niukkoina aikoina tehokkuuden, innovatiivisuuden ja läpinäkyvyyden vaatimuksia. Julkisuuslainsäädännön nojalla viranomaisten on huolehdittava tietojärjestelmiensä ja asiakirjojensa laadusta ja saatavuudesta. Hallinnon ja toiminnan tietojärjestelmiä pitää integroida, rakentaa yhteistä arkkitehtuuria julkisen vallan organisaatioiden sisälle ja välille. Organisaatioiden sähköisten tietojärjestelmien hankinta on ollut aivan liian pirstoutunutta. Kattavilla tietojärjestelmillä ja palveluväylillä edistetään hyvän hallinnon ja tiedonhallinnan toteuttamista. Suomessa on ollut jo parin vuoden ajan ollut käynnissä sosiaali- ja terveydenhuollon kansallinen kehittämisohjelma (Kaste). Kaste-ohjelma on yksi monista sähköisen tiedonhallinnan ja asioinnin projekteista, ja sen avulla tavoitellaan suomalaisen sosiaali- ja terveyspolitiikan uudistamista. Valtioneuvosto vahvisti Kaste-ohjelman neljäksi vuodeksi. Käytettävissä on hankerahaa yhteensä noin 70 miljoonaa euroa vuosina 2012—2015. Sosiaali- ja terveysministeriö on vastannut ohjelman strategisesta johtamisesta sekä säädösvalmistelusta ja ohjelman toteutumisesta eri organisaatioissa. Kaste-ohjelmaan on sisällytetty potilastietojen käsittelyyn liittyvä (KanTa-), sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyyn liittyvä (KanSa-) ja kansalaisten sähköisiä palveluita kehittävä SaDe-hanke sekä mm. eResepti- ja eArkisto-tietojärjestelmät. Kaste-ohjelmalla on suurisuuntaiset tavoitteet luoda yhtenäisiä palveluväyliä hyvinvointiyhteiskunnan, demokratian ja palvelujen toiminnan näkökulmasta. Tarkoituksena on kaventaa hyvinvointi- ja terveyseroja maan eri osien ja eri kansankerrosten välillä sekä järjestää sosiaali- ja terveydenhuollon rakenteet ja palvelut asiakasnäkökulmasta, mm. nopeuttamalla ja helpottamalla asiointia. Rahasta on pulaa eri sektoreilla, ja taloudellinen niukkuus ohjaa tätäkin kehittämistä, siksi tavoitteena on samalla parantaa julkishallinnon tuottavuutta ja tuoda organisaatioille näkyviä säästöä, mikä omalta osaltaan luo yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Kaste-ohjelmassa on kaiken lisäksi kysymys tavoitteellisesta organisaatiojohtamisesta ja työhyvinvoinnista. Hyvällä organisaatiojohtamisella turvataan toimivat julkiset palvelut samalla kun saadaan rekrytoitua osaavaa ja hyvinvoivaa henkilöstöä. Ohjelmalla tavoitellaan taloudellisesti kestäviä ja toimivia kokonaispalvelurakenteita, joissa tietojärjestelmät toimivat paremmin ja integroidummin asiakkaiden ja ammattilaisten tukena laajasti koko hallinnon kentällä. Tietojamme kerätään ja tallennetaan lukuisiin viranomaisten ja yritysten tietojärjestelmiin ja rekistereihin. Kansalaisten kannattaa olla kiinnostunut omista tiedoistaan tietojärjestelmissä ja asiakirjoissa. Lainsäädännön nojalla jokaisella on oikeus tarkistaa omat tietonsa ja saada väärät ja puutteelliset tiedot oikaistuiksi (rekisteröidyn tietojen tarkastus- ja korjaamisoikeus).

Hienoa, kun toimii

Hyvinvointiyhteiskunnan laatua ja toimivuutta testataan ja mitataan sillä, míten sosiaali- ja terveyspalvelut toimivat. Terveys on ihmiselle kaikkein tärkein asia, mikä saattaa silloin tällöin unohtua. Laadukkaat. toimivat ja joustavat sosiaali- ja terveyspalvelut takaavat sen, että Suomi jatkossa menestyy tasa-arvoisena maana. Sosiaali- ja terveyspalveluihin pitää olla kaikilla kansalaisilla samanlaiset oikeudet.



Hyvästä palvelusta ja toiminnasta pitää antaa kiitosta. Sain osakseni toimivaa palvelua Porin Otavankadun terveysasemalla. Siitä kiitos. Joustavuutta toimintaa tuo uusi E-reseptipalvelu, jossa lääkärin koneelta menee resepti suoraan mihin tahansa suomalaiseen apteekkiin "linjoja pitkin", reseptit samalla arkistoituvat. Kannattaa kuitenkin tutustua E-reseptitoiminnon osalta omiin oikeuksiin ja toiminnan reunaehtoihin.

Viranomaistietojen käsittelyssä toivomisen varaa

Viime aikoina on keskustelu vilkkaasti viranomaisten keräämistä

asiakirjallisista tiedoista ja salaisiin tietoihin kohdistuneista

tietovuodoista sekä suoranaisista urkintatapauksista.



Julkisia tehtäviä suorittavien viranomaisten velvollisuus on kaikessa

hallintotoiminnassaan noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa. Hyvä

tiedonhallinta- ja käsittelytapa koostuu asiakirjojen julkisuudesta,

asianmukaisesti järjestetystä asiakirjahallinnosta, kansalaisten

mahdollisuudesta sähköiseen asiointiin, viranomaistallenteiden

tietosuojasta ja tietojärjestelmien tietoturvasta sekä asioiden

valmistelun ja päätösten tiedottamisesta.



Viranomaistoiminta ja päätöksenteko perustuvat asiakirjalliseen

tietoon, joka on joko paperimuodossa tai nykyaikaan yhä useammin

sähköisessä muodossa, mm. erilaisissa tietojärjestelmissä ja

rekistereissä. Keskeinen käsite Julkisuuslaissa on viranomaisen

asiakirja. Viranomaisen asiakirja on joko viranomaiselle

viranomaisasiassa lähetetty asiakirja tai viranomaisen laatima

asiakirja tietovälineestä riippumatta.



Viranomaisten paperiset asiakirjat ja asiakirjallinen tieto

sähköisissä tietojärjestelmissä ja niiden käsittely on Perustuslain

nojalla suojattu niin, että rekisteröidyn yksityiselämä ja

perusoikeudet on turvattu.



Viranomaisasiakirjatietojen julkisuutta ja salassapitoa sekä tietojen

luovuttamista niistä säätelevät Julkisuuslaki ja Henkilötietolaki sekä

koko joukko sektorikohtaisia erityislakeja. Jokaisella on oikeus saada

julkinen tieto sekä tarkistaa ja korjata itseä koskevat tiedot.

Julkisuuslaki määrittelee tietojen julkisuuden ja saatavuuden sekä

salassapidon periaatteet. Suurin osa viranomaistiedoista on julkista,

vain osa on salaista. Julkisuuslain lähtökohta on, että viranomaisten

käsittelemät asiakirjalliset tiedot ovat julkisia, mikäli

Julkisuuslaissa tai erityislaeissa ei ole perusteita tietojen

salassapidolle Mm. arkaluonteiset henkilötiedot ovat salassa

pidettäviä.



Asiakirjahallinto ja arkistotoimi muodostavat hyvän

tiedonhallintatavan kivijalan. Viranomaisia velvoitetaan laatimaan

suunnitelmia hyvän tiedonhallintatavan saavuttamiseksi ja noudattamaan

niitä. Viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistointia säätelevä

Arkistolaki täyttää pian 20 vuotta. Viranomaisen velvollisuus on

Arkistolain nojalla laatia ja ylläpitää asiakirjatiedoistaan

arkistonmuodostussuunnitelmaa ja arkistoluetteloa, joiden avulla tieto

löytyy helpommin viranomaisen arkistosta.

Arkistonmuodostussuunnitelmaan luetteloidaan myös salassa pidettävät

asiakirjat ja salassapidon lainsäädännölliset perusteet.



Hyvän tiedonhallintatavan velvoitteesta huolimatta viranomaisten

tiedonhallinnan ja -käsittelyn suunnittelu ja toteutus ovat aika usein

”retuperällä”. Asiakirjahallinnon suunnittelu edellyttää henkilökunnan

perehdytystä, toimivia käytäntöjä ja ohjeistusta, riittäviä resursseja

ja vastuunjakoa sekä valvontaa. Näistä usein nipistetään

resurssipuutteeseen vedoten.