Viranomaistietojen käsittelyssä toivomisen varaa

Viime aikoina on keskustelu vilkkaasti viranomaisten keräämistä

asiakirjallisista tiedoista ja salaisiin tietoihin kohdistuneista

tietovuodoista sekä suoranaisista urkintatapauksista.



Julkisia tehtäviä suorittavien viranomaisten velvollisuus on kaikessa

hallintotoiminnassaan noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa. Hyvä

tiedonhallinta- ja käsittelytapa koostuu asiakirjojen julkisuudesta,

asianmukaisesti järjestetystä asiakirjahallinnosta, kansalaisten

mahdollisuudesta sähköiseen asiointiin, viranomaistallenteiden

tietosuojasta ja tietojärjestelmien tietoturvasta sekä asioiden

valmistelun ja päätösten tiedottamisesta.



Viranomaistoiminta ja päätöksenteko perustuvat asiakirjalliseen

tietoon, joka on joko paperimuodossa tai nykyaikaan yhä useammin

sähköisessä muodossa, mm. erilaisissa tietojärjestelmissä ja

rekistereissä. Keskeinen käsite Julkisuuslaissa on viranomaisen

asiakirja. Viranomaisen asiakirja on joko viranomaiselle

viranomaisasiassa lähetetty asiakirja tai viranomaisen laatima

asiakirja tietovälineestä riippumatta.



Viranomaisten paperiset asiakirjat ja asiakirjallinen tieto

sähköisissä tietojärjestelmissä ja niiden käsittely on Perustuslain

nojalla suojattu niin, että rekisteröidyn yksityiselämä ja

perusoikeudet on turvattu.



Viranomaisasiakirjatietojen julkisuutta ja salassapitoa sekä tietojen

luovuttamista niistä säätelevät Julkisuuslaki ja Henkilötietolaki sekä

koko joukko sektorikohtaisia erityislakeja. Jokaisella on oikeus saada

julkinen tieto sekä tarkistaa ja korjata itseä koskevat tiedot.

Julkisuuslaki määrittelee tietojen julkisuuden ja saatavuuden sekä

salassapidon periaatteet. Suurin osa viranomaistiedoista on julkista,

vain osa on salaista. Julkisuuslain lähtökohta on, että viranomaisten

käsittelemät asiakirjalliset tiedot ovat julkisia, mikäli

Julkisuuslaissa tai erityislaeissa ei ole perusteita tietojen

salassapidolle Mm. arkaluonteiset henkilötiedot ovat salassa

pidettäviä.



Asiakirjahallinto ja arkistotoimi muodostavat hyvän

tiedonhallintatavan kivijalan. Viranomaisia velvoitetaan laatimaan

suunnitelmia hyvän tiedonhallintatavan saavuttamiseksi ja noudattamaan

niitä. Viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistointia säätelevä

Arkistolaki täyttää pian 20 vuotta. Viranomaisen velvollisuus on

Arkistolain nojalla laatia ja ylläpitää asiakirjatiedoistaan

arkistonmuodostussuunnitelmaa ja arkistoluetteloa, joiden avulla tieto

löytyy helpommin viranomaisen arkistosta.

Arkistonmuodostussuunnitelmaan luetteloidaan myös salassa pidettävät

asiakirjat ja salassapidon lainsäädännölliset perusteet.



Hyvän tiedonhallintatavan velvoitteesta huolimatta viranomaisten

tiedonhallinnan ja -käsittelyn suunnittelu ja toteutus ovat aika usein

”retuperällä”. Asiakirjahallinnon suunnittelu edellyttää henkilökunnan

perehdytystä, toimivia käytäntöjä ja ohjeistusta, riittäviä resursseja

ja vastuunjakoa sekä valvontaa. Näistä usein nipistetään

resurssipuutteeseen vedoten.