Sähköiset asiakirjat valtaavat alaa julkisella sektorilla

Nopeissa organisaatiomuutoksissa on huomioitava asiakirjahallinto ja arkistointi


Asiakirja on yhä useammin pelkkä merkkijono sähköisessä tietojärjestelmässä. Viranomaistiedot, saapuneet laaditut asiakirjat kulkevat sähköisessä järjestelmässä, tai dokumentti kirjoitetaan ja tallennetaan tiedostomuodossa jollekin tietovälineelle, kuten tietokoneen kovalevylle, usb-muistitikulle tai cd:lle. Dokumentista tulostetaan mahdollisesti jossain elinkaaren vaiheessa paperiversio johonkin käyttötarkoitukseen. Lähestulkoon aina näin ei tapahdu, vaikka asiakirja olisi määrätty säilytettäväksi viranomaisen arkistossa, vaan se jää pelkästään tiedostomuotoisena sähköiselle tietovälineelle.

Julkisissa organisaatioissa on käytössä sähköisiä tietojärjestelmiä, joissa syntyy asiakirjoja ja joissa käsitellään henkilötietoja. Julkisen sektorin organisaatiot ovat siirtymässä nopealla tahdilla toiminnan tehostamisen ja kustannustehokkuuden takia käyttämään operatiivisia tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmissä syntyvistä ja sähköisesti tallennettavista asiakirjoista on osa määritelty pitkään eli 10 vuotta tai jopa pysyvästi säilytettäviksi eli arkistoon siirrettäviksi. Arkistolaki sekä julkisuuslaki ja -asetus määrittelevät pelisäännöt sille, miten julkisen sektorin asiakirjoja käsitellään ja arkistoidaan, olivatpa ne sitten laadittu sähköiseen muotoon tai perinteellisemmin paperille. Organisaatiot laativat asiakirjojen käsittelyä ja säilytystä varten arkistonmuodostussuunnitelman (AMS). Myös AMSista säädetään arkistolainsäädännössä. Asiakirjallisesti tietojen käsittelyä ja luovutusta säädellään myös tietosuojalainsäädännöllä.

Asiakirjoja ei säilytetä ja arkistoida turhan takia, vaan asiakirjallisia tietoja säilytetään mm. yksilön ja organisaation oikeusturvan takia. Organisaatiot tarvitsevat asiakirjallista tietoa erityisesti omaan käyttöönsä. Myös tutkimukselliset ja historiankirjoitukseen liittyvät seikat ohjaavat asiakirjojen pidempää tai pysyvää säilyttämistä. Arvioidaan, että n. 15 % asiakirjoista säilytetään pysyvästi arkistoissa. Organisaatiolla on asiakirjojen säilyttämisvelvoite.
Tällä hetkellä julkisella sektorilla asiakirjahallintoa työllistävät sähköisesti tuotettavien tietojen sähköinen säilyttäminen, tiedon elinkaaren hallintaa ohjaavat metatiedot (asiakirjojen rakenne ja tietosisältö) ja käsittelyprosessien kuvaukset (organisaation tehtävien prosessikuvaukset) ja sähköinen toimintaympäristö. Tiedonohjausjärjestelmä (eAMS) muodostaa loogisen järjestelmän, joka kattaa kaikki organisaation operatiiviset tietojärjestelmät ja operatiiviset tiedon säilytysjärjestelmät arkistojärjestelmineen.

Sähköisissä tietojärjestelmissä käsiteltyjen ja tallennettujen pitkään ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kerääminen arkistoon on organisaatiossa huolehdittava arkistolain määräysten mukaisesti. Arkistolaissa on määräykset mm. asiakirjojen säilyttämisestä paperimuodossa ja arkistotiloista. Arkistokelpoinen paperi ja tulostusjälki sekä mikrofilmi ovat arkistolain määräysten mukaisia tallennusvälineitä pysyvästi säilytettäville asiakirjoille. Organisaatiot voivat nykyään tallentaa pysyvästi säilytettävät asiakirjat sähköisesti, mutta siihen tarvitaan Suomessa ylimpänä arkistoviranomaisena toimivan arkistolaitoksen suostumus.

Käyttöönottoprojektit sisältävät omat sudenkuoppansa

Tietojärjestelmiä otetaan usein käyttöön projektiorganisaatioiden avulla. Projekteja hallinnoidaan usein ulkoisesti, mutta niitä on toteutettu myös sisäisesti.

Tietojärjestelmien käyttöönotossa on omat sudenkuoppansa. Sähköisen asiainhallintajärjestelmän käyttöönotto vaatii toimivaa organisaatiorakennetta, muutoshalukkuutta ja muutoksen hallintaa sekä johdon ohjausta ja tukea. Ilman johdon tukea toimintatavan muutos ei tapahdu luontevasti, vaan muutoksen kautta saatetaan joutua lähtötilannetta huonompaan tilanteeseen.

Tietojärjestelmäsovellusten käyttöönottoprojektit edellyttävät erityisesti organisaation valta ja vastuusuhteiden selkeyttä sekä kaikkien ammattiryhmien sitoutumista ja sitouttamista muutokseen ja uusien toimintatapojen omaksumiseen. Sitoutumisen ohella tietojärjestelmäprojektit vaativat onnistuakseen realistisen toteuttamisaikataulun ja riittävät henkilöresurssit. Resursseja tarvitaan erityisesti henkilökunnan koulutukseen ja muutosvastarinnan hallintaan.

Tietojärjestelmiä hankitaan ratkaisuksi johonkin organisaation yksittäiseen tehtävään, sillä organisaatioista puuttuu useimmiten kokonaisvaltainen tietojärjestelmien suunnittelu ja organisaatiostrateginen näkemys. Tietojärjestelmän hankkimisen jälkeen varsinainen suunnittelu ja käytön kehittäminen jäävät usein puolitiehen.

Sähköinen asiakirjahallinto pyrkii tehokkuuteen

Asiakirjahallinnon sähköistämisellä on monia hyviä puolia. Asiakirjahallinnon virtaviivaistamisella ja hallintoasioiden laajemmalla sähköisellä käsittelyllä tavoitellaan yhtenäisiä käsittelykäytänteitä ja organisaatiotehokkuutta. Sähköisillä tietojärjestelmillä tuetaan myös entistä enemmän organisaatioprosessien toteuttamista oikeassa järjestyksessä ja päämäärälähtöisesti.

Sähköinen asiakirjahallinto säästää aika- ja henkilöresursseja, asiat käsitellään ja päätetään nopeammin pienimmillä henkilöresursseilla. Tieto on saatavilla ja organisaation käytettävissä tehokkaammin ja nopeammin.

Sähköisiin tietojärjestelmiin siirtyminen tapahtuu usein samanaikaisesti isohkojen organisaatiomuutosten kanssa, jolloin siirtymävaiheesta uuteen organisaatiorakenteeseen tai organisaation yhdistämisistä tai lakkauttamisista tulee entistä haastavampia.

Arkisto- ja julkisuuslainsäädäntö määrää, että organisaatiomuutosten paineessa asiakirjojen arkistoinnista huolehtiminen on julkisen organisaation vastuulla.