Hallinto siirtyy tietoverkkoihin – miten käy dokumenttien?

Organisaatiomuutokset haastavat tietojen ja dokumenttien hallinnan


Organisaatioprosessit ja niiden kuvaukset, organisaatioiden käsittelemien tietojen sähköinen säilyttäminen, tiedon elinkaaren hallinta ovat osa tämän päivän hallinnon kehittämistä.

Asiakirjat ovat hallinnon perusta. Tämä päivänä asiakirjallinen tieto on yhä useammin pelkkä merkkijono sähköisessä tietojärjestelmässä. Viranomaistiedot ja viranomaisten asiakirjat kulkevat sähköisessä järjestelmässä, tai dokumentti kirjoitetaan ja tallennetaan tiedostomuodossa jollekin tietovälineelle, kuten tietokoneen kovalevylle, muistitikulle tai optiselle tietovälineelle. Dokumentista tulostetaan mahdollisesti jossain elinkaaren vaiheessa paperiversio tiettyyn käyttötarkoitukseen. Näin ei lähestulkoon aina tapahdu, vaikka asiakirja olisi määrätty säilytettäväksi viranomaisen arkistossa, vaan se jää pelkästään tiedostomuotoisena sähköiselle tietovälineelle.

Julkisissa organisaatioissa on sähköisiä tietojärjestelmiä, joissa syntyy asiakirjoja ja joissa käsitellään henkilötietoja. Julkisen sektorin organisaatiot ovat siirtymässä nopealla tahdilla toiminnan tehostamisen ja kustannustehokkuuden takia käyttämään operatiivisia tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmissä syntyvistä ja sähköisesti tallennettavista asiakirjoista on osa määritelty pitkään eli 10 vuotta tai jopa pysyvästi säilytettäviksi eli arkistoon siirrettäviksi. Arkistolaki sekä julkisuuslaki ja -asetus määrittelevät pelisäännöt sille, miten julkisen sektorin asiakirjoja käsitellään ja arkistoidaan, olivatpa ne sitten laadittu sähköiseen muotoon tai perinteellisemmin paperille. Organisaatiot laativat asiakirjojen käsittelyä ja säilytystä varten arkistonmuodostussuunnitelman (AMS), jossa säädetään arkistolaissa. Asiakirjallisesti tietojen käsittelyä ja luovutusta säädellään myös tietosuojalainsäädännöllä.

Organisaatiolla on asiakirjojen säilyttämisvelvoite. Asiakirjoja ei säilytetä ja arkistoida turhan takia, vaan asiakirjallisia tietoja säilytetään oikeusturvan takia. Organisaatiot tarvitsevat asiakirjallista tietoa erityisesti omaan käyttöönsä. Myös tutkimukselliset ja historiankirjoitukseen liittyvät seikat ohjaavat asiakirjojen pidempää tai pysyvää säilyttämistä, mutta vain n. 15 % asiakirjoista säilytetään pysyvästi.

Sähköisissä tietojärjestelmissä käsiteltyjen ja tallennettujen pitkään ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen kerääminen arkistoon on organisaatiossa huolehdittava arkistolain määräysten mukaisesti. Arkistolaissa on määräykset mm. asiakirjojen säilyttämisestä arkistokelpoisilla menetelmillä ja arkistotiloista..

Organisaatiot voivat nykyään tallentaa pysyvästi säilytettävät asiakirjat myös sähköisesti, mutta siihen tarvitaan erillinen arkistolaitoksen lupa.

Tietojärjestelmäprojekteja on johdettava edestä

Tietojärjestelmiä otetaan käyttöön organisaatioissa kiihtyvällä tahdilla. Projektit vaativat toimivaa organisaatiorakennetta, muutoshalukkuutta ja muutoksen hallintaa sekä johdon ohjausta ja tukea. Ilman johdon tukea toimintatavan muutos ei tapahdu luontevasti, vaan muutoksen kautta saatetaan joutua lähtötilannetta huonompaan tilanteeseen.

Tietojärjestelmäsovellusten käyttöönottoprojektit edellyttävät erityisesti organisaation valta- ja vastuusuhteiden selkeyttä sekä kaikkien ammattiryhmien sitoutumista ja sitouttamista muutokseen ja uusien toimintatapojen omaksumista. Tietojärjestelmäprojektit vaativat onnistuakseen myös realistisen toteuttamisaikataulun ja riittävät henkilöresurssit. Resursseja tarvitaan erityisesti henkilökunnan koulutukseen ja muutosvastarinnan hallintaan.

Tietojärjestelmiä hankitaan ratkaisuksi johonkin organisaation yksittäiseen toimintoon. Kokonaisvaltainen tietojärjestelmien suunnittelu ja organisaatiostrateginen näkemys on usein puutteellista. Tietojärjestelmän hankkimisen jälkeen varsinainen suunnittelu ja käytön kehittäminen jäävät usein puolitiehen.

Sähköinen hallinto pyrkii tehokkuuteen ja toimintavarmuuteen

Sähköisellä hallinnon on monia hyviä puolia. Hallinnon virtaviivaistamisella ja hallintoasioiden sähköisellä käsittelyllä tavoitellaan yhtenäisiä käsittelykäytänteitä ja organisaatiotehokkuutta. Sähköisillä tietojärjestelmillä tuetaan myös entistä enemmän organisaatioprosessien toteuttamista päämäärä- ja yhä enemmän myös asiakaslähtöisesti.

Sähköinen hallinto säästää aika- ja henkilöresursseja, asiat käsitellään ja päätetään nopeammin pienimmillä henkilöresursseilla. Tieto on saatavilla ja organisaation käytettävissä tehokkaammin ja nopeammin.

Sähköisiin tietojärjestelmiin siirtyminen tapahtuu usein samanaikaisesti isohkojen organisaatiomuutosten kanssa, jolloin siirtymävaiheesta uuteen organisaatiorakenteeseen tai organisaation yhdistämisistä tai lakkauttamisista tulee entistä haastavampia.

Tietojärjestelmäprojekteja ohjaa arkisto- ja julkisuuslainsäädännön määräykset siitä, että asiakirjallisten tietojen arkistoinnista huolehtiminen on julkisen organisaation vastuulla.